Làm sao để tối ưu mô hình "làm việc kết hợp" cho từng thế hệ trong 1 doanh nghiệp?

Thế hệ được sinh ra vào khoảng năm 1997 và 2012 (Gen Z) là nhóm đang bước vào độ tuổi lao động và các công ty gần như không thể loại họ ra khỏi lực lượng nhân sự nòng cốt mới của công ty. Thế nhưng, theo khảo sát của McKinsey, chỉ 9% Gen Z ở Việt Nam muốn làm việc toàn thời gian tại văn phòng. Các công ty liệu đã sẵn sàng để xây dựng một mô hình làm việc mới để đáp ứng và thu hút nhóm nhân sự này?

Mô hình làm việc kết hợp (hybrid) là xu hướng tất yếu của tương lai?

Mô hình làm việc kết hợp (hybrid work) là một giải pháp kết hợp hình thức làm việc tại nhà, tại văn phòng hay tại bất cứ đâu như quán cà phê và không gian làm việc chung (coworking space). McKinsey dự đoán rằng: 90% công ty sẽ áp dụng mô hình này một cách dài hạn. Nó sẽ đa dạng từ việc cho phép nhân sự có một số ngày trong tuần được làm việc ở bất cứ đâu, hay chỉ đơn giản là cho họ nhiều lựa chọn các văn phòng làm việc khác nhau trong tuần.

Không chỉ giảm được chi phí vận hành và tối ưu việc tận dụng không gian, hình thức này còn được Stanford nghiên cứu và đánh giá là phương pháp thu hút và giữ chân nhân tài hữu hiệu, bất kể họ ở độ tuổi Gen Z hay những thế hệ trước đó, bởi khả năng nâng cao mức độ hài lòng, gắn kết và cam kết với công việc.

Theo thống kê, tỷ lệ nhân sự rời bỏ công ty cao khiến các công ty tiêu tốn khoảng 20.000 USD cho mỗi người và thậm chí là 150% lương năm cho mỗi vị trí đòi hỏi nhân lực chất lượng cao.

Trên thế giới, Spotify, Microsoft, Twitter, Airbnb, Bloomberg và rất nhiều "ông lớn" khác đã quyết định áp dụng mô hình làm việc hybrid hoặc "làm việc từ mọi nơi" (work from anywhere).

Ở Việt Nam, Heineken, AIA, Baemin, Savills, và Tiktok cũng không hề chậm chân trong việc tạo môi trường làm việc linh hoạt cho nhân sự của mình hậu đại dịch Covid-19.

Ngược lại, tại công ty sản xuất như hãng xe điện lớn nhất thế giới Tesla, CEO Elon Musk gây tranh cãi khi yêu cầu nhân sự "trở lại làm việc toàn thời gian tại văn phòng hoặc nghỉ việc".

"Mô hình này có thực sự hiệu quả hay không phụ thuộc vào từng nhóm nhân sự và kỳ vọng cũng như nhu cầu của họ trong công việc. Chính sách làm việc hybrid hay làm việc tại văn phòng như thông thường cũng phản ánh chính văn hóa của công ty đó", Daan van Rossum - CEO DreamPlex và FlexOS tại Việt Nam, chia sẻ tại chương trình Nhân tài Nhân tài 2032 (People People 2032) do Curieous phối hợp với Vietsuccess thực hiện.

Renee Kida, lãnh đạo phụ trách Con người và Văn hóa tại GoTo Financial cho biết: những công việc cần mọi người tương tác trực tiếp 100% cùng nhau hàng ngày như xử lý server dữ liệu vẫn đòi hỏi môi trường làm việc tại văn phòng hoàn toàn.

Vậy nên, đó là lý do các công ty cần phân loại các nhóm nhân sự và lắng nghe nhu cầu của mọi người trong việc lựa chọn hình thức làm việc tốt nhất cho họ, cũng như cập nhật các chính sách phù hợp theo thời gian.

"Nếu không có những lựa chọn này, các công ty sẽ rất khó để có thể cạnh tranh được với những startup khổng lồ như GoTo khi họ đang tập trung thu hút, gắn kết và níu giữ các nhân sự tài năng", Rossum nhấn mạnh.

Gen Z cần sự trợ giúp của người đi trước – công ty để họ có thể làm việc kết hợp hiệu quả

Chúng ta nhận thấy rằng Gen Z lớn lên trong một môi trường rất đặc biệt. Từ rất sớm, họ đã có mạng xã hội như Facebook, Tiktok để kết nối với thế giới từng giây, họ có tài xế dừng trước cửa nhà để đưa họ đến bất cứ đâu hay những người giao hàng mang món đồ đến tận tay chỉ qua vài cú click chuột.

"Môi trường sống của họ được cá nhân hóa hơn và dựa trên dữ liệu. Do đó ta có thể đồng cảm hơn với góc nhìn của Gen Z rằng một văn phòng làm việc cố định mới là thứ kỳ lạ. Họ có những kỳ vọng khác biệt và những nhu cầu khác biệt", Rossum phân tích tiếp.

Việc này liên quan đến một câu hỏi quan trọng cho những nhà tuyển dụng rằng: bạn đang xây dựng công ty theo quan điểm "tôi thật may mắn vì có họ làm việc cho mình" hay "họ thật may mắn khi được làm việc cho tôi"? Một công ty tốt là công ty nhìn mọi thứ từ góc độ của những con người làm việc cho họ (employee-centric), Rossum khẳng định.

"Các nhân sự ngày nay sẽ chẳng ngại ngần lựa chọn làm việc cho những công ty đang làm mọi thứ vì họ thay vì họ phải làm điều ngược lại", Rossum khẳng định.

Điều đó không đơn giản là đặt ra chính sách làm việc hybrid và bảo mọi người chấp hành. Nhà tuyển dụng cần thực sự suy nghĩ đến điều gì khiến nhân sự hào hứng đến văn phòng trong một số ngày trong tuần? Điều gì khiến họ gắn kết với mọi người dù làm việc từ xa?

Mặt khác, môi trường làm việc từ xa hoặc hybrid cũng đòi hỏi các cá nhân có sự tự chủ, kỷ luật và cả năng lực cao hơn. Gen Z với tuổi đời trẻ hầu như chưa có đủ kinh nghiệm để phát triển đầy đủ các kỹ năng cần thiết này.

Ruby Nguyễn, CEO tại Curieous - mạng xã hội để học tập và phát triển sự nghiệp mỗi ngày đặt vấn đề: liệu Gen Z có đang thực sự sẵn sàng để đáp ứng nhu cầu công việc khi các nhà tuyển dụng đã "thỏa hiệp" để tạo một môi trường thực sự theo ý họ?

"Những đứa trẻ thường đòi hỏi rất nhiều thứ. Chúng ta là những người trưởng thành đã đi trước và chúng ta biết thứ gì tốt hơn cho họ. Chúng ta cần thiết kế một môi trường làm việc đúng và cân bằng giữa thứ họ muốn và thứ tốt cho họ", Rossum trả lời.

Tối ưu môi trường làm việc hybrid cho Gen Z và các thế hệ còn lại

Ben Hamley, một nhà thiết kế môi trường làm việc tương lai tại tập đoàn tư vấn và đầu tư bất động sản toàn cầu Jones Lang Lasalle (JLL) gần đây tiết lộ: các dữ liệu mới đang chỉ ra rằng, khi mọi người làm việc hybrid càng nhiều thì họ càng cảm thấy thiếu sự gắn kết mạnh mẽ với đồng nghiệp.

Ở Microsoft, chỉ có một nửa các nhân sự làm việc từ xa có thể duy trì mối quan hệ tích cực với nhóm làm việc trực tiếp của mình. Tỷ lệ những người thực sự có sự thân thiết với những đồng nghiệp ngoài phòng ban của họ thậm chí còn thấp hơn (42%).

"Những thứ vốn rất tự nhiên ở một môi trường văn phòng truyền thống do đó cần được thiết kế một cách có chủ đích trong môi trường làm việc hybrid. Đó là khi công ty trao mọi người quyền được cá nhân hóa trải nghiệm làm việc", Rossum phân tích tiếp.

Chẳng hạn với việc thiết kế không gian, công ty có thể đặt một chiếc ghế dài để các đồng nghiệp có thể có những cuộc trò chuyện thoải mái bên tách cà phê. Hay việc dùng những chiếc bảng trắng di động cũng sẽ giúp mọi người dễ dàng bắt đầu hoạt động lên ý tưởng hoặc biến nó trở thành một bức tường tự chế để có không gian nói chuyện riêng.

Hiện nay, công nghệ cũng đã phát triển đến mức mà mọi người có thể kiểm soát rất nhiều thứ của văn phòng như nhiệt độ, không khí, ánh sáng … một cách phù hợp với nhu cầu của mỗi cá nhân.

Mặt khác, rất nhiều công ty chỉ giao việc lên kế hoạch các hoạt động tập thể cho nhóm nhân sự - phòng HR, khiến cho chúng không thực sự phù hợp với điều mà mọi người hứng thú. Theo đó, công ty có thể thực hiện một khảo sát đơn giản và thiết kế rất nhiều tương tác nhóm mà nhân sự có thể lựa chọn để trở nên thân thiết hơn với công ty và đồng nghiệp.

Việc này sẽ giúp mọi người thực sự muốn đến văn phòng một số ngày trong tuần bởi họ biết có thứ gì đó thú vị diễn ra và mọi người có thể chia sẻ những công việc và vấn đề họ gặp phải gần đây. Đó có thể là một ngày có bữa trưa chung hay hoạt động đào tạo nâng cao năng lực vào buổi chiều.

Bên cạnh đó, quản lý sẽ dễ dàng hỏi và giúp đỡ nhân sự của mình về các vấn đề mà người đó gặp phải trong môi trường làm việc trực tiếp, nhưng trong môi trường làm việc từ xa thì điều đó có thể sẽ khó khăn hơn rất nhiều. Do đó, những buổi làm việc tại văn phòng kết hợp với làm việc từ xa theo mô hình hybrid sẽ cân bằng được những thách thức này.

Rossum còn cho rằng: vai trò của quản lý cấp trung trở nên vô cùng quan trọng để áp dụng mô hình hybrid hiệu quả. Quản lý cấp trung sẽ là người theo sát nhóm của mình và khởi xướng, dẫn dắt những hoạt động tập thể và cá nhân một cách phù hợp và cần thiết.

Nhóm quản lý này càng tốt thì hiệu quả vận hành công ty càng cao và càng ít các vấn đề, như việc mọi người thiếu sự thấu hiểu hay có những cá nhân tiết lộ thông tin nội bộ ra bên ngoài hoặc chuyển sang làm việc cho đối thủ.

Cuối cùng, nhiều nhà quản lý lo ngại rằng công việc căng thẳng và bận rộn sẽ khiến các nhân sự Gen Z và Gen Y nhanh chóng rời khỏi công ty. Ngày nay, thế hệ nhân sự này cho rằng công việc là một phần của cuộc sống đầy màu sắc của họ chứ không phải là thứ mà họ phải cần bằng giữa công việc và cuộc sống như những thứ thế hệ trước thường suy nghĩ.

"Sẽ có những lúc bận rộn và căng thẳng như vậy. Nhưng khi nhìn rộng ra, đây có phải là một trải nghiệm làm việc tốt không? Tôi có cảm thấy có nhiều mối quan hệ sâu sắc hơn và phát triển bản thân thành những cá nhân xuất sắc? Tôi có cảm thấy việc tôi làm có ý nghĩa và to lớn hơn so với khi tôi làm nó một mình. Đó mới là điều mà ta cần nghĩ đến khi kiến tạo một môi trường khiến mọi người thực sự hạnh phúc khi làm việc", CEO Dreamplex và FlexOS tại Việt Nam kết luận.