Sổ ghi nợ chính là “nhật ký” mua – bán hàng hóa, có bút tích của chủ hàng và chữ ký xác nhận của người mua hàng. Người nợ tiền hàng thường là khách giao buôn, giá trị hàng hóa tương đối lớn nên cuốn sổ này là vật bất ly thân của người bán hàng. Trong lúc xảy ra hỏa hoạn lớn, lo thoát thân, không ít tiểu thương quên/hoặc không kịp “cứu” sổ ghi nợ, dẫn đến trắng tay vì không còn bằng chứng để đòi nợ khách hàng. Do vậy, phòng xa nhằm hạn chế rủi ro khi chẳng may rơi vào nghịch cảnh này là điều chị em tiểu thương nên biết.
Photocopy. Dù việc bán mua bận bịu xong chị em chớ vì… ngại sao lưu sổ ghi nợ để rồi xảy một ly đi ngàn dặm. Ngoài bản ghi nợ gốc mang theo đến cửa hàng, sau mỗi tuần/tháng/quý, chị em chớ quên photocopy một bản cất ở nhà (hoặc nơi cố định được cho là an toàn của gia đình).
Nhóm khách hàng bạn ghi vào sổ nợ phần lớn là khách ruột, thường xuyên, lâu dài nên giá trị ghi nợ tương đối lớn. Làm như vậy, nếu có bất trắc xảy ra, bạn cũng vẫn còn 1 bản “phòng thân”.
Chụp và lưu vào điện thoại. Thao tác này không khó, chỉ cần bạn tạo cho mình được thói quen hàng ngày. Cuối mỗi buổi sau khi chốt lại các khoản trong sổ ghi công nợ, bạn hãy chụp lại trang đó, tạo ghi chú và lưu vào điện thoại. Điện thoại thông minh với nhiều ứng ụng kết nối đồng bộ với các thiết bị khác nên cách làm này khá nhanh, tiện lợi và hiệu quả.
Sử dụng sổ ghi nợ điện tử. Việc tải và quản lý công nợ bằng sổ ghi nợ điện tử sẽ giúp bạn quản lý, thống kê hiệu quả các khoản cho vay, nợ đọng. Bạn sẽ không bao giờ gặp tình trạng quên trả nợ/đòi nợ, với tính năng theo dõi và nhắc nhở bạn cùng người vay một cách thông minh nhất với nhiều ưu điểm nổi bật.
Đến ngày đòi nợ, bạn chỉ cần thông qua một cú chạm để gửi tin nhắn, gọi điện. Bên cạnh đó, sổ ghi nợ điện tử sẽ đồng bộ dữ liệu của bạn trên nhiều thiết bị khác nhau qua Google, Facebook. Bạn sẽ không phải lo lắng việc dữ liệu của bạn bị mất.
Thiết lập nhóm kín với người cho vay. Nếu là khách hàng mua buôn lớn, bạn có thể tạo nhóm chat hoặc nhóm kín để thông tin thường xuyên về các khoản nợ. Nếu bạn và bạn hàng của mình có sự thống nhất về hình thức nhắc nợ kiểu này thì đây cũng là một cách hay, thuận tiện.