5 cách khôn ngoan giúp bạn nói lời xin lỗi dễ dàng hơn trong công việc

Để một lời xin lỗi thực sự có hiệu quả, nó cần phải được thực hiện theo đúng cách. Khi không muốn phải trực tiếp nói ra 3 chữ “Tôi xin lỗi”, bạn có rất nhiều cách khác nhau để khéo léo xử lý những tình huống không mấy thoải mái này. Và dù bạn chọn cách nào thì dưới đây là 4 bước chính cần có:

Đưa ra những từ khóa chính: Bạn không muốn người nhận lời xin lỗi của mình bỏ đi mà không biết họ đã được xin lỗi.

Trình bày cụ thể về những gì bạn đang xin lỗi: Hãy thừa nhận những gì đã xảy ra, những gì bạn đã làm và những thiệt hại mà bạn có thể đã gây ra; nói rõ cho đối phương rằng bạn hiểu tại sao hành động của mình là sai.

Tránh biện minh và ngụy biện: Các từ “nếu” và “nhưng” không nên có trong lời xin lỗi của bạn. Bên cạnh đó, những lời đổ lỗi cho người khác cũng là điều không nên. Sẽ tốt hơn khi bạn thẳng thắn nhận trách nhiệm của mình.

Chứng tỏ rằng bạn sẽ tránh tái phạm: Hãy nói về những gì bạn sẽ thay đổi trong lần tới và những hành động bạn đang làm hoặc sẽ thực hiện để giải quyết tình huống hiện tại.

5 tình huống bạn cần xin lỗi tại nơi làm việc

Bây giờ bạn đã biết những điều cơ bản và dưới đây là những cách tiếp cận lời xin lỗi phổ biến nhất tại nơi làm việc cùng ví dụ đi kèm để bạn hiểu rõ hơn về những gì mình có thể nói:

Xin lỗi vì đã mắc lỗi mà bạn không thể tự mình sửa chữa

Bạn trót làm hỏng một thứ gì đó, khiến vấn đề trở nên phức tạp (ví dụ như mở đường cho một việc không thực sự thuộc thẩm quyền của bạn). Bạn nhận ra rằng bạn không đủ kỹ năng, nguồn lực hoặc quyền hạn để tự mình khắc phục và lựa chọn duy nhất mà bạn có là thừa nhận điều này với cấp trên của bạn hoặc người khác và muốn có được sự giúp đỡ của người khác. Trong trường hợp này, lời xin lỗi cần được đưa ra kịp thời để sửa lỗi nhanh chóng.

Bạn có thể nói rằng:

"Tôi đã mắc lỗi trong vấn đề... Tôi từng nghĩ mình nên chủ động nhưng giờ đây tôi thực sự thấy mình phải kiểm soát hành động của mình tốt hơn. Tôi rất xin lỗi và đảm bảo điều này sẽ không xảy ra nữa. Tuy nhiên, để có thể khắc phục, tôi cần sự giúp đỡ của bạn. Chúng ta có thể thảo luận sớm nhất vào thời điểm nào?"

Xin lỗi vì bạn đã hứa điều gì đó không thể với khách hàng

Bạn luôn phấn đấu để vượt trên sự mong đợi của khách hàng, bạn hứa hẹn sẽ cho họ tất cả những gì họ mong muốn. Mọi thứ thật tuyệt cho đến khi bạn nhận ra rằng điều bạn đã đảm bảo đơn giản là không thể thực hiện được.

Nếu bạn là thành viên của một nhóm (ngay cả khi bạn là nhóm trưởng), hãy chia sẻ sai lầm của mình với đồng nghiệp hoặc người quản lý. Họ có thể không giúp được bạn nhưng ít nhất, họ nên biết chuyện gì đang xảy ra. Khi bạn xin lỗi khách hàng của mình, hãy đảm bảo rằng bạn đã chuẩn bị sẵn sàng giải pháp.

Bạn có thể nói rằng:

"Rất tiếc khi tôi không thể cung cấp cho bạn chương trình... Tôi thực sự xin lỗi vì sự sơ suất này. Tôi muốn đáp ứng mọi nhu cầu của bạn nhưng lại bỏ lỡ sự thống nhất với các bộ phận. Thay vào đó, tôi có thể dành tặng một buổi đào tạo miễn phí về phần mềm để đảm rằng bạn có thể vận hành trơn tru nhanh chóng."

Xin lỗi vì bạn đã xúc phạm ai đó

Cuộc trò chuyện giữa bạn và đồng nghiệp có thể nóng lên và bạn đã nói điều gì đó xúc phạm. Bạn có thể không cố ý nhưng lời cũng đã nói và bạn nhận ra mình đã sai. Đừng tập trung vào nguyên nhân khiến bạn phải nói những lời đó mà hãy tập trung vào sự thật rằng bạn thực sự hối hận vì những gì đã xảy ra:

Bạn có thể nói rằng:

"Tôi nhận ra những gì mình từng nói khiến bạn tổn thương. Tôi đã sai khi nói với bạn như vậy. Điều đó không chuyên nghiệp và tôi thực sự xin lỗi. Tôi sẽ cố gắng bình tĩnh hơn trong những tình huống căng thẳng sau."

Xin lỗi vì bạn là người mang tin xấu

Không ai muốn là người mang đến những tin tức xấu, đặc biệt là khi điều đó hoàn toàn nằm ngoài tầm kiểm soát hoặc dẫn đến kết quả khó khăn. Nhưng nếu bạn ở vị trí lãnh đạo, điều này sẽ xảy ra thường xuyên.

Kiểu xin lỗi này phức tạp hơn một chút vì không phải lúc nào bạn cũng là người chịu trách nhiệm 100%. Điều tốt nhất cần làm là đi đến vấn đề một cách nhanh chóng, giảm thiểu cảm giác xấu của những người nhận tin.

Bạn có thể nói rằng:

"Tôi rất tiếc phải nói với bạn rằng, dù tôi đã cố gắng hết sức, yêu cầu tăng lương của bạn đã bị từ chối do công ty hiện hạn chế về ngân sách. Đừng nản lòng vì điều này. Chúng tôi thực sự đánh giá cao sự đóng góp của bạn cho nhóm và sẽ cố gắng dành cho bạn những gì xứng đáng."

Xin lỗi khi bạn quên một nhiệm vụ

Trong những trường hợp này, điều quan trọng là lời xin lỗi của bạn không được thể hiện sự bào chữa và bạn cần đưa ra cho đối phương một mốc thời gian cụ thể về thời điểm hoàn thành.

Bạn có thể viết một email như sau:

“Chào An,

Tôi xin lỗi vì đã bỏ lỡ thời hạn của dự án… Tôi biết lỗi của mình đã ảnh hưởng đến toàn đội. Tôi có thể hoàn thành phần việc của mình vào cuối giờ chiều ngày mai hoặc gửi cho bạn sớm hơn về những gì tôi đang thực hiện. Tôi đã bật thông báo trên lịch để đảm bảo điều này không xảy ra điều này một lần nữa.”