5 lý do khiến bạn bận rộn cả ngày nhưng vẫn chẳng làm hết việc

Chăm chỉ là chìa khoá của thành công, có lẽ ai cũng biết điều này. Buổi sáng đến công ty, bạn đặt ra một danh sách công việc muốn hoàn thành trong ngày rồi bắt tay vào công việc một cách hết sức bận rộn. Thế nhưng, khi giờ tan làm đã điểm, bạn nhận ra rằng số đầu việc mình hoàn thành quá ít và thậm chí không biết mình đã dành thời gian cho những việc gì. 

Đã đến lúc bạn hiểu rằng có sự khác biệt giữa bận rộn và hiệu quả. Đôi khi chúng ta nghĩ rằng bản thân đã làm việc rất chăm chỉ song kết quả lại không hề như mình tưởng tượng. Nếu bạn từng thấy mình bận rộn suốt nhưng công việc vẫn ngổn ngang, hãy xem liệu mình có mắc phải 5 sai lầm sau đây không nhé. 

1. Thiếu đi những "bước chuyển tiếp" 

Bạn có rất nhiều việc và muốn hoàn thành được thật nhiều trong ngày hôm nay. Vậy là bạn lên một kế hoạch với đầy các đầu việc được sắp xếp rất khít nhau về mặt thời gian, đầu việc này kết thúc xong sẽ tiếp tục ngay đầu việc tiếp theo. 

Nghe thì có vẻ bạn đang lên lịch rất khoa học và tận dụng tối đa thời gian của mình, nhưng sự thật là rất khó để chúng ta ngay lập tức bước vào đầu việc mới khi vừa kết thúc đầu việc trước. Hãy lên kế hoạch một cách thực tế hơn, dành cho bản thân những khoảng nghỉ phù hợp.

Facebook, instagram... là những tác nhân "hút" rất nhiều thời gian của chúng ta trong xã hội hiện đại. Điều này là không thể phủ nhận song kết quả sẽ khác khi chúng ta biết sắp xếp thời gian một cách hợp lý. Hãy lên lịch trước cho những khoảng nghỉ giải lao, ví dụ cho phép bản thân lướt web trong 15 phút sau cuộc họp căng thẳng chẳng hạn. Điều này sẽ giúp bạn vừa có khoảng nghỉ, vừa có thể tiếp tục bước vào đầu việc mới một cách hiệu quả hơn. 

2. Có quá nhiều nhiệm vụ trong ngày

Bạn lập ra một danh sách với các đầu việc mà bạn muốn hoàn thành trong ngày. Bạn cố gắng tập trung để giải quyết bằng hết công việc. Tuy nhiên, làm việc kiểu "cắm đầu cắm cổ" có thể khiến năng suất lao động của bạn giảm khi bản thân bị lao lực.

Có thể mất thêm vài phút song thực sự việc vạch ra một cách rõ ràng từng đầu việc sẽ giúp bạn hoàn thành một cách tốt hơn. Đừng cố ép bản thân phải làm hết tất cả mọi thứ cùng lúc. Điều đó sẽ khiến bạn bị "chìm nghỉm" trong đống việc mà chẳng thể hoàn thành cụ thể một việc nào. 

Ngay khi bước vào một đầu việc mới, hãy tự hỏi bản thân liệu mình có cảm hứng để giải quyết việc đó lúc này không hay sẽ tốt hơn nếu giải quyết đầu việc đó vào buổi khác. Không nên để bản thân ám ảnh bởi một danh sách dài dằng dặc những việc cần phải làm. Làm việc nào xong việc đấy sẽ là cách để bạn có thể giải quyết "núi" việc tồn đọng. 

3. Họp, họp và họp 

Việc tập trung nhiều bộ não để cùng giải quyết công việc một cách hiệu quả hơn chính là mục đích mong muốn của các cuộc họp. Thế nhưng, có phải cuộc họp nào cũng hiệu quả? Bạn có thấy mình đang bị những cuộc họp "nuốt" mất thời gian không? 

Rất nhiều cuộc họp dành đến cả nửa thời gian cho những câu chuyện vui nhộn. Hãy nghĩ đến hiệu quả bạn thực sự đạt được sau mỗi cuộc họp thay vì cố gắng tham gia vào tất cả những cuộc họp. 

Nếu có thể, hãy xây dựng các cuộc họp một cách chất lượng hơn và có suy nghĩ cởi mở hơn về những cuộc họp. Mọi người nên có sự chuẩn bị trước để buổi họp thật sự giá trị. Hãy tập nói không với những điều khiến bạn lãng phí thời gian và nói có một cách chiến lược chứ không phải với tất cả mọi thứ.

Trong trường hợp các cuộc họp là bắt buộc, hãy cố gắng sắp xếp để chúng kết thúc trước 10 phút, dành thời gian nghỉ ngơi để tránh căng thẳng làm ảnh hưởng đến những cuộc họp sau. 

4. Mất tập trung vì điện thoại, thiết bị điện tử 

Các thiết bị phục vụ công việc phần nào khiến ranh giới giữa công việc và giải trí trở nên mong manh hơn. Bạn đang tập trung giải quyết công việc và nhận được một email từ đồng nghiệp rồi vô tình bị cuốn theo đường link mà họ gửi và vô số những trang web có liên quan khác. Thậm chí, bạn có thể quên mất mình đang làm gì và dành cả 30 phút cho việc lướt hết trang nọ đến trang kia. 

Hãy học cách tự kiểm soát hoặc đơn giản hơn là tắt chuông báo của điện thoại, để các thiết bị không phục vụ công việc ở xa tầm tay.

5. Trò chuyện với đồng nghiệp 

Công nghệ đã và đang giúp việc kết nối mọi người trở nên dễ dàng hơn, điều đó cũng hoàn toàn đúng trong mối quan hệ với đồng nghiệp. Một số cải tiến công nghệ lớn trong những năm gần đây là tập trung vào việc giúp các giao tiếp nơi công sở trở nên đơn giản hơn. 

Tăng cường tình đồng nghiệp là một điều rất nên làm đối với mỗi nhân viên công sở. Tuy nhiên, đừng khiến quỹ thời gian có hạn của bạn bị lãng phí bởi quá nhiều những trò chuyện phiếm. Theo nhiều nghiên cứu, những cuộc trò chuyện trên trời dưới biển cùng đồng nghiệp là một trong những nguyên nhân khiến dân công sở lãng phí thời gian nhất. 

Hãy hoà đồng với mọi người, đừng quên hỏi han đồng nghiệp song kiểm soát những câu đó trong chừng mực. Bạn sẽ không muốn một ngày bận rộn của mình trở nên kém hiệu quả phải không? Một mẹo nhỏ là bạn có thể dùng đến chiếc tai nghe (dù không cắm) để người ngồi cạnh ngầm hiểu rằng bạn đang tập trung làm việc, không muốn bị làm phiền.