9 điều những người cực kỳ năng suất vẫn làm mỗi ngày

Họ biết đâu là việc quan trọng

Nhiều người bị giảm năng suất làm việc bởi những việc khẩn cấp phải làm cản trở họ làm những việc thực sự quan trọng. Điều này tạo ra một vấn đề lớn vì những việc khẩn cấp thường có ít tác động hơn việc quan trọng. Khi bạn luôn bối rối vì những việc được gọi là cần gấp, bạn có thể thấy mình mất nhiều ngày, thậm chí nhiều tuần mà vẫn không giải quyết xong việc quan trọng. Những người làm việc hiệu quả rất giỏi trong việc phát hiện ra khi nào việc khẩn cấp đang cản trở hiệu suất của họ và họ sẽ bỏ qua hoặc ủy thác cho người khác.

"Thời gian là thứ chúng ta cần nhất nhưng lại là thứ chúng ta sử dụng kém nhất", William Penn.

Họ không trì hoãn

Những người làm việc hiệu quả sẽ không trì hoãn việc phải làm vì họ biết để đó rồi quay lại giải quyết sau là sự lãng phí thời gian rất lớn. Đừng đọc email hay nghe điện thoại rồi để đấy giải quyết sau. Ngay khi có điều gì đó thu hút sự chú ý của bạn, hãy hành động ngay, ủy quyền cho người phù hợp làm hoặc xóa nó nếu không cần thiết.

Họ giải quyết khó khăn trước

Đó là liều thuốc tốt nhất cho căn bệnh trì hoãn và những người làm việc cực kỳ hiệu quả đều biết điều này. Họ sẽ bắt đầu ngày làm việc của mình với việc xác định nhiệm vụ “khó nhằn” nhất, ưu tiên hoàn thành trước khi làm bất cứ việc gì khác. Sau đó, họ sẽ thoải mái hơn với những việc còn lại trong ngày. Thay đổi này sẽ giúp bạn phát triển thói quen làm việc tập trung cao độ, hỗ trợ xây dựng kế hoạch làm việc cá nhân và tạo động lực cho bản thân qua những thành công nhỏ đạt được.

Họ không đa nhiệm

Những người làm việc cực kỳ hiệu quả biết rằng làm nhiều việc cùng một lúc chính là điều giết chết năng suất thực sự. Nghiên cứu được thực hiện tại Đại học Stanford cho kết quả rằng làm nhiều việc cùng lúc sẽ khiến năng suất đạt được kém hơn so với làm một việc duy nhất tại một thời điểm. Các nhà nghiên cứu phát hiện ra rằng những người thường xuyên đa nhiệm không thể chú ý, nhớ lại thông tin hoặc chuyển từ công việc này sang công việc khác tốt như những người hoàn thành chỉ một nhiệm vụ tại một thời điểm.

Vậy nhỡ ai đó có năng khiếu đặc biệt về đa nhiệm? Các nhà nghiên cứu của Stanford cũng đã tiến hành so sánh trên các nhóm người có xu hướng đa nhiệm và tin rằng điều đó giúp họ làm việc năng suất hơn. Kết quả là, những người thường xuyên làm nhiều việc cùng một lúc và cảm thấy điều đó hiệu quả thực sự đạt chất lượng kém hơn so với những người làm một việc duy nhất tại một thời điểm. Họ gặp khó khăn trong việc sắp xếp suy nghĩ và lọc ra những thông tin không liên quan, chuyển đổi nhiệm vụ chậm hơn.

Họ chuẩn bị sẵn sàng cho ngày mai trước khi rời văn phòng

Những người làm việc hiệu quả kết thúc mỗi ngày bằng cách chuẩn bị cho ngày hôm sau. Phương pháp này mang lại 2 lợi ích: giúp bạn củng cố những gì đã hoàn thành hôm nay và đảm bảo bạn sẽ có ngày hôm sau làm việc hiệu quả. Chỉ mất vài phút thôi nhưng thay đổi này thực sự tuyệt vời để kết thúc một ngày làm việc.

"Mỗi phút dành cho việc sắp xếp, bạn sẽ kiếm được một giờ", Benjamin Franklin.

Họ tuân thủ lịch trình

Nếu bạn luôn có mặt trong tất cả các cuộc họp, ngay cả khi nó thực sự không liên quan lắm đến mình, bạn đang lãng phí thời gian. Đó là lý do họ chọn lọc những cuộc họp mình tham gia và thông báo trước về lịch trình của mình thay vì để nó kết thúc lúc nào tuỳ thích. Điều này đặt ra một giới hạn để thúc đẩy mọi người tập trung và làm việc hiệu quả hơn.

Họ biết nói lời từ chối

"Không" là một từ mạnh mẽ mà những người làm việc cực kỳ hiệu quả không ngại dùng. Khi cần phải từ chối, họ sẽ không quanh co rằng “Tôi không nghĩ mình có thể” hoặc “Tôi không chắc”… Điều này có nghĩa là bạn tôn trọng, có trách nhiệm với lời hứa của mình và biết đâu là điều cần ưu tiên trong cuộc sống.

Nghiên cứu được tiến hành tại Đại học California ở San Francisco cho thấy bạn càng gặp khó khăn khi nói lời từ chối, bạn càng dễ bị căng thẳng, kiệt sức và thậm chí là trầm cảm, giảm năng suất.

Họ chỉ kiểm tra email vào những thời điểm nhất định

Những người làm việc cực kỳ hiệu quả không để công việc của mình liên tục bị gián đoạn bởi các e-mail. Họ sẽ thiết lập giờ kiểm tra e-mail nhất định, tận dụng các tính năng ưu tiên thư theo người gửi. Một số người còn thiết lập mẫu trả lời tự động để người gửi biết khi nào họ sẽ kiểm tra lại e-mail của mình.

Họ để công nghệ làm việc cho mình

Công nghệ khiến nhiều người trở nên xao nhãng nhưng nó cũng có thể giúp bạn tập trung hơn. Những người làm việc cực kỳ hiệu quả biết cách để công nghệ phục vụ mình.