Người thành công và kẻ thất bại khác nhau ở 9 thói quen quản lý thời gian

Quản lý thời gian là cách chúng ta sử dụng thời gian để hoàn thành nhiều việc hơn và tạo ra kết quả như mong muốn.

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày và những gì chúng ta làm trong những giờ đó mới là điều quan trọng. Dù bạn muốn hay không, thời gian vẫn sẽ trôi qua. Sự thật là bạn không thể quản lý nó mà chỉ có thể quản lý bản thân mình và chọn những việc cần làm. Quản lý thời gian thực sự là hoàn thành những việc phù hợp trong khoảng thời gian ngắn nhất.

Muốn quản lý thời gian, bạn phải học cách quản lý chính mình. Và muốn quản lý mình, bạn cần học cách quản lý thói quen của bản thân.

“Tin xấu là thời gian trôi đi rất nhanh. Tin tốt là phi công chính là bạn”, Michael Altshuler.

Dưới đây là một số thói quen quản lý thời gian tốt giúp bạn đạt được thành công, mở ra tương lai hứa hẹn:

1. Có mục đích rõ ràng

Nếu bạn muốn làm việc hiệu quả, bạn phải hiểu rõ mục đích của mình. Mục đích của bạn phải rõ ràng để có thể làm việc hiệu quả.

Lý do số một khiến nhiều người hoàn thành công việc nhanh hơn người khác là bởi họ hoàn toàn rõ ràng về mục tiêu của mình và họ không đi chệch hướng. Bạn càng rõ ràng về những gì bạn muốn cũng như các bước bạn phải thực hiện để đạt được nó, bạn càng dễ dàng vượt qua sự trì hoãn và hoàn thành nhiệm vụ trước mắt. Nếu không biết điểm đến, bạn sẽ không thể bắt đầu và tới nơi. Ở đây, sự rõ ràng chính là sức mạnh.

Những người thành công, làm việc năng suất luôn giữ mục tiêu trong tâm trí họ. Họ biết chính xác loại kết quả họ muốn và đặt ra để đạt được chúng. Hãy tạo thói quen luôn ghi nhớ mục tiêu, thường xuyên nhắc nhở bản thân về những gì bạn muốn hoàn thành.

2. Loại bỏ mọi phiền nhiễu có thể có

Đừng bao giờ đánh giá thấp sức mạnh của sự xao lãng. Nhiều người nghĩ rằng phiền nhiễu là những vấn đề nhỏ và họ dễ dàng bỏ qua chúng. Theo một nghiên cứu từ Đại học California, trung bình một nhân viên văn phòng bị gián đoạn hoặc chuyển đổi công việc sau 3 phút 5 giây. Đáng ngạc nhiên là nghiên cứu này còn cho thấy họ có thể mất tới 23 phút 15 giây để quay lại công việc đang dang dở.

Khi bạn phát triển thói quen loại bỏ sự phân tâm, bạn có thể tập trung tốt hơn. Do đó, đừng bao giờ cho phép mình bị phân tâm khi làm việc, đặc biệt là những nhiệm vụ quan trọng. Hãy xây dựng cho mình thói quen làm việc không bị phân tâm hoặc gián đoạn.

3. Làm từng việc một

Làm thế nào để bạn ăn một con voi? Hãy ăn từng miếng một. Điều này thực sự rất dễ hiểu nhưng chúng ta thường có xu hướng bỏ qua nguyên tắc tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm. Đa nhiệm là một trong những nguyên nhân phổ biến nhất giết chết năng suất. Khi chúng ta cố gắng hoàn thành nhiều việc cùng một lúc, điều thực sự xảy ra trong tâm trí chúng ta là chúng ta đang chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, cứ thế qua lại.

Nếu cảm thấy chưa tin tưởng điều này, bạn có thể thử cố đọc một cuốn sách và nói chuyện với người khác cùng lúc. Bạn sẽ thấy rằng mình không thể làm cả hai nhiệm vụ (đọc và nói) cùng lúc. Bạn sẽ đặt cuốn sách xuống và ngừng đọc khi nói chuyện và ngừng nói chuyện khi đọc sách.

Lần tới, khi bạn cảm thấy khó tập trung hoặc muốn làm việc hiệu quả hơn, đừng đa nhiệm. Hãy chọn một nhiệm vụ duy nhất, làm một việc tại một thời điểm, đừng chuyển từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác.

4. Không trì hoãn

Một thói quen giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả chính là đừng trì hoãn. Sự chần chừ là một trong những kẻ giết chết ước mơ và mục tiêu của chúng ta.

Nhiều người biết những gì họ muốn đạt được trong cuộc sống nhưng lại không làm điều đó. Họ nói muốn xây dựng một doanh nghiệp trực tuyến thành công nhưng tất cả những gì họ làm chỉ là nói về nó, không có bất cứ hành động nào để bắt đầu hoặc phát triển kinh doanh.

Nhớ rằng thành công không phải là nói mà là làm. Với quản lý thời gian cũng vậy. Đừng chỉ nói rằng bạn muốn hoàn thành công việc, bạn cần làm để có được kết quả như mong muốn. Muốn khắc phục sự trì hoãn, bạn phải xác định được những nguyên nhân và thay đổi.

5. Tạo lịch trình và đặt ra thời hạn

Lên lịch cho công việc sẽ giúp bạn tăng khả năng hoàn thành. Nhiều người trì hoãn vì họ không rõ về thời gian và địa điểm công việc nên diễn ra.

Khi bạn lên lịch cụ thể cho nhiệm vụ của mình như "Sáng thứ 2 và thứ 5 hàng tuần, tôi sẽ chạy trong 1 giờ", bạn đang cho tâm trí mình một sứ mệnh rõ ràng về những gì bạn cần làm, ở đâu và khi nào. Khi thời điểm đến, bạn sẽ làm theo và thực hiện. Lập ra lịch trình khiến chúng ta có nhiều khả năng biến một hoạt động thành thói quen hơn.

6. Hoàn thành công việc có tác động cao trước

Khi nói đến quản lý thời gian, nhiều người nghĩ rằng làm việc hiệu quả là hoàn thành nhiều việc hơn nhưng thực tế không phải vậy. Đó là thực hiện công việc quan trọng hơn để thu được nhiều kết quả hơn. Đừng lầm tưởng bận rộn là có năng suất. Bạn có thể bận rộn suốt buổi nhưng cuối ngày lại không thấy mình thu được kết quả gì.

Quy tắc 80/20 của Pareto nói rằng trong tất cả những việc bạn làm, 20% công việc sẽ chiếm 80% kết quả của bạn. Vì vậy, chìa khóa để trở nên hiệu quả hơn là tập trung thời gian của bạn và hành động cho 20% công việc đó.

Hãy nhớ rằng, tất cả chúng ta đều có 24 giờ mỗi ngày và điều quan trọng là hoàn thành công việc tạo ra nhiều kết quả nhất. Xác định công việc quan trọng hơn và hoàn thành chúng đầu tiên vào buổi sáng trước khi bạn chuyển sang những nhiệm vụ khác ít quan trọng hơn.

7. Viết ra

Một trong những cách để không lãng phí thời gian là nhắc nhở bản thân về những gì chúng ta cần làm. Và bạn có thể làm điều này bằng cách viết ra các nhiệm vụ, ý tưởng của mình hoặc bất cứ điều gì đến với bạn. Khi bạn tạo cho mình thói quen viết mọi thứ ra giấy, bạn sẽ thấy mình quản lý tốt hơn, thúc đẩy năng suất làm việc.

8. Duy trì sức khỏe tổng thể

Quản lý thời gian là quản lý chính mình và để tận dụng tối đa thời gian, bạn phải đảm bảo mình có đủ năng lượng. Hãy tạo thói quen để duy trì sức khỏe tổng thể của mình. Bạn không thể làm việc với năng suất cao khi luôn trong trạng thái mệt mỏi và buồn ngủ.

Nghỉ ngơi đầy đủ sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc. Một số điều giúp bạn có thể làm để duy trì sức khỏe tổng thể của mình là: ngủ đủ giấc, sắp xếp thời gian nghỉ giải lao trong ngày, thể dục thường xuyên, uống nhiều nước hơn, ngủ một giấc ngắn nếu cần thiết…

9. Tận dụng những khoảng thời gian nhỏ

Một thói quen quản lý thời gian tốt khác mà bạn nên áp dụng là tận dụng tốt những khoảng thời gian nhỏ trong ngày. Đó có thể là 5 phút trống ở đây và 10 phút ở kia, khi cộng lại có thể mang lại cho bạn kết quả to lớn và hoàn thành một dự án lớn.

Đừng đánh giá thấp những gì bạn có thể đạt được trong những khoảng thời gian ngắn như khi di chuyển trên xe buýt, chờ món ăn chín… Khi tận dụng được những khoảng thời gian đó, bạn có thể hoàn thành một dự án lớn. Một số gợi ý cho bạn trong các khoảng thời gian nhỏ là: gọi điện, xóa hộp thư đến và trả lời email, xem lại mục tiêu của bản thân, cập nhật tài chính, dọn dẹp bàn làm việc và sắp xếp nơi làm việc, ngồi thiền và hít thở sâu…