Từ những định kiến về công việc trợ lý: Cần nhìn nhận đúng vai trò của các nhân viên hành chính

Những định kiến về trợ lý/ thư ký

Trong cuốn sách "The Modern-Day Assistant: Build Your Influence and Boost Your Potential" (tạm dịch: "Trợ lý thời hiện đại: Xây dựng tầm ảnh hưởng và phát huy tiềm năng của bạn"), xuất bản năm 2023, tác giả người Anh Lucy Brazier OBE đã chỉ ra rằng công việc này xuất hiện từ thời La Mã. Cho đến khoảng những năm 1940, người ta vẫn chưa có khái niệm phân biệt rõ ràng giữa trợ lý và thư ký. Công việc định hình cho họ chủ yếu là lo chuyện rót nước, pha trà và phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn thư. Nhưng từ sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, những biến chuyển về nhân sự tại các tập đoàn lớn đã khiến công việc này có nhiều thay đổi.

Nếu như thư ký là một vị trí thụ động và người thư ký thường làm những công việc được cấp trên yêu cầu thì trợ lý phải là người chủ động sắp xếp, triển khai, hiện thực hoá các sáng kiến từ khi nó chỉ là ý tưởng. Nói một cách hoa mỹ thì người trợ lý giống như một "bộ não thứ hai" của lãnh đạo. Tuy nhiên, vai trò của họ chưa được hiểu đúng và nhận được sự quan tâm, khích lệ kịp thời để có thể phát triển tốt hơn trong công việc.

Thạc sĩ Trần Thị Thu Hương - Trợ lý điều hành cho Giám đốc vùng khu vực châu Á - Thái Bình Dương, Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn Thiên nhiên - chia sẻ: "Chúng tôi cần phải học và có các kĩ năng từ đơn giản như: Quản lý lịch làm việc, thu thập và quản lý thông tin, tổ chức và lên kế hoạch, có khả năng tự quyết và đảm bảo tính bảo mật cao, quản lý lịch trình công tác… cho đến những kỹ năng cao hơn như: Ngoại giao, đàm phán, quản trị nhân sự, quản lý dự án, phân tích dữ liệu hay thậm chí là chủ động hỗ trợ việc xây dựng và triển khai chiến lược, đóng góp vào việc hiện thực hóa các mục tiêu, tầm nhìn của các giám đốc điều hành và của cả tổ chức".

Tuy nhiên, điều khiến chị Thu Hương cảm thấy băn khoăn đó là hiện nay, công việc trợ lý cũng như thư kí vẫn còn tồn tại nhiều định kiến từ xã hội, trong đó định kiến giới là một trong những vấn nạn khiến nhiều trợ lý, thư ký gặp phải những phiền phức không đáng có trong cuộc sống và công việc.

Đồng cảm với những chia sẻ từ phía Thu Hương, chị Đào Diệp Linh, 28 tuổi (quận Long Biên, Hà Nội) - hiện đang là trợ lý cho một giám đốc doanh nghiệp tại Hà Nội - cho rằng bản thân chị không ít lần đối mặt với cảm giác tủi thân, bất bình khi nhận được những cái nhìn ghẻ lạnh và bình luận khiếm nhã chỉ vì là "người thân tín với sếp".

Chị Linh kể: "Tôi tốt nghiệp từ một trường đại học hàng đầu về kinh tế, nhưng một số người lại chỉ nhìn vào ngoại hình của tôi khi tôi làm trợ lý. Có những đồng nghiệp có tâm lý đề phòng khi nói chuyện với tôi, vì vậy tôi hầu như không thường xuyên được tham gia vào hoạt động chung của các nhóm. Trong một lần tháp tùng lãnh đạo tham dự buổi gặp mặt đối tác, thậm chí có người hỏi thẳng tôi có quan hệ tình cảm bất chính với "sếp" hay không! Tôi cảm thấy những nỗ lực của mình không được ghi nhận".

Đặc biệt, trong bối cảnh truyền thông phát triển mạnh mẽ như hiện nay, rất nhiều tác phẩm phim ảnh, báo chí cũng thường tạo ra những nhân vật nữ thư ký, trợ lý gợi cảm, là "tiểu tam" chuyên "săn" các giám đốc thành đạt; cộng hưởng với đó là những thông báo tuyển dụng thường yêu cầu các ứng viên cho vị trí này là nữ giới, yêu cầu về ngoại hình ưa nhìn, chiều cao, tình trạng độc thân càng khiến hình tượng về những người làm công việc trợ lý/thư ký trở nên méo mó.

Cần nhìn nhận đúng về vai trò của những người làm việc trong lĩnh vực trợ lý nói riêng, hành chính nói chung

Trong cuốn tài liệu "Ma trận Kỹ năng toàn" cầu do Liên minh Hành chính thế giới nghiên cứu và công bố, có đến 5 mức độ kỹ năng trong Bộ khung năng lực và lộ trình sự nghiệp ngành Hành chính. Những người trợ lý điều hành hoặc người đứng đầu bộ phận Hành chính tại các cơ quan/doanh nghiệp phải đạt được cấp độ 3-5, tuỳ thuộc vào khả năng quản trị, phân tích và tính chủ động trong công việc. Ở cấp độ 1-2, chúng ta thường gặp các nhân viên văn phòng, bộ phận chăm sóc khách hàng, văn thư - lưu trữ, lễ tân…. Nói cách khác là những người được giao việc và thực hiện nhiệm vụ theo đúng phân công của tổ chức.

Qua đó có thể thấy rằng, hành chính là một ngành nghề, trong đó có nhiều chức danh tương ứng với trình độ, năng lực chuyên môn khác nhau. Năm 2014, Hiệp hội Chuyên viên Hành chính Hoa Kỳ có một nghiên cứu cho thấy lực lượng lao động trong lĩnh vực hành chính chiếm 25% lực lượng lao động toàn cầu. Mặc dù vậy, công việc của họ thường không được đề cao về tầm quan trọng như những người làm việc ở các lĩnh vực khác, chẳng hạn như: Tài chính, nhân sự, kinh doanh, marketing, truyền thông…

Cũng như phần lớn các trợ lý/thư ký đã nhắc ở trên, cơ hội phát triển của những người làm công việc hành chính thường không nhiều. Nếu muốn gia tăng thu nhập, họ thường phải kiêm nhiệm rất nhiều vị trí và đặc biệt, công việc này cũng thường gán vào hình ảnh của giới nữ.

Những định kiến cho rằng phụ nữ sở hữu những phẩm chất như cẩn thận, tỉ mỉ… được cho là phù hợp với những yêu cầu trong lĩnh vực hành chính. Những khuôn mẫu này đã ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng và cơ cấu tổ chức của nhiều cơ quan/ doanh nghiệp; đồng thời cũng khiến chính phụ nữ ngộ nhận và không dám vượt qua khỏi vùng an toàn để có những cơ hội hoặc lựa chọn tốt hơn cho sự nghiệp.

Anh P.H.T, Chánh Văn phòng một cơ quan chính quyền cấp huyện tại Hà Nội, cho biết, khi mới đi làm, anh từng trải qua cảm giác e ngại vì bị nói "đàn ông mà làm ba cái việc vặt". "Tôi nghĩ rằng không chỉ định kiến với giới nữ đâu, mà chính định kiến đó khiến nhiều nam giới mất cơ hội việc làm đối với công việc này" - anh T. nhấn mạnh.

Là thành viên người Việt Nam đầu tiên tham gia Hội nghị Liên minh hành chính viên thế giới 2024 vừa được tổ chức hồi tháng 3 ở New Zeland, thạc sĩ Trần Thị Thu Huơng cho biết chủ đề "Sự đa dạng, hội nhập và bình đẳng" đã được thảo luận sôi nổi và trở thành một trong 5 mục tiêu hàng đầu mà Liên minh cũng như các Hiệp hội Chuyên viên hành chính của gần 30 quốc gia cùng hướng tới trong giai đoạn 2024-2025. Cùng với đó, tính đến thời điểm này, Việt Nam đã bước sang năm thứ 18 thi hành Luật Bình đẳng giới, trong đó quy định về bình đẳng giới trong lao động. 

Tuy nhiên, khi xã hội vẫn còn tồn tại những định kiến vô hình không chỉ về giới mà còn về cả những tiêu chuẩn nghề nghiệp thì có thể nói, những người làm việc trong lĩnh vực hành chính sẽ còn phải nỗ lực rất nhiều để có cơ hội khẳng định trong công việc.