Hà Nội vận hành hệ thống văn bản điện tử với doanh nghiệp

Nền tảng thống nhất cho giao dịch điện tử

Theo Quyết định số 3667/QĐ-UBND, Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung tại địa chỉ https://qlvbdn.hanoi.gov.vn/ là nền tảng số phục vụ việc gửi, nhận, theo dõi, quản lý trạng thái xử lý, lưu trữ và khai thác văn bản điện tử giữa doanh nghiệp, tổ chức với các cơ quan nhà nước thuộc thành phố Hà Nội.

Điểm mới nổi bật của hệ thống là được kết nối, liên thông với Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành của Thành phố cùng các nền tảng số liên quan theo tiêu chuẩn kỹ thuật thống nhất. Qua đó, hoạt động trao đổi văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước được thực hiện trên một đầu mối duy nhất, giảm tình trạng gửi hồ sơ qua nhiều kênh khác nhau.

Một trong những nguyên tắc quan trọng khi vận hành là các văn bản đủ điều kiện giao dịch điện tử sẽ phải được gửi, nhận thông qua hệ thống. Văn bản giấy chỉ sử dụng trong trường hợp pháp luật có quy định riêng hoặc phát sinh sự cố kỹ thuật bất khả kháng.

Đối với doanh nghiệp, lợi ích đáng chú ý là nguyên tắc "một lần khai báo". Theo đó, doanh nghiệp sẽ không phải cung cấp lại các thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước hoặc đã được chia sẻ, xác thực trên hệ thống theo quy định. Điều này góp phần giảm đáng kể thời gian chuẩn bị hồ sơ, hạn chế việc kê khai trùng lặp và tiết kiệm chi phí thực hiện thủ tục.

Toàn bộ văn bản điện tử được gửi, nhận trên hệ thống đều được gắn mã định danh, theo dõi trạng thái xử lý, lưu nhật ký giao dịch và có khả năng truy vết trong suốt quá trình xử lý. Việc kiểm soát toàn bộ quy trình giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản, đồng thời nâng cao tính công khai, minh bạch trong hoạt động của cơ quan nhà nước.

Hệ thống cũng được thiết kế để kết nối với Nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu của Thành phố (LGSP), đồng thời sẵn sàng liên thông với các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin của cơ quan nhà nước và doanh nghiệp khi đáp ứng các điều kiện kỹ thuật theo quy định. Mọi hoạt động truy cập, xử lý, khai thác và chia sẻ dữ liệu đều được kiểm soát, ghi nhận nhật ký và tuân thủ các quy định về an toàn thông tin mạng, an ninh mạng, giao dịch điện tử và lưu trữ dữ liệu.

Đặc biệt, các văn bản điện tử được ký số hợp lệ và gửi, nhận qua hệ thống có giá trị pháp lý theo quy định của Luật Giao dịch điện tử và các văn bản pháp luật liên quan. Tuy nhiên, hệ thống không áp dụng đối với văn bản thuộc phạm vi bí mật nhà nước, các thủ tục hành chính hoặc những loại văn bản chuyên ngành có quy định riêng về phương thức gửi, nhận và xử lý.

Đồng bộ toàn thành phố, phủ 100% doanh nghiệp

Theo kế hoạch của UBND thành phố Hà Nội, việc triển khai sẽ được thực hiện đồng bộ trên toàn địa bàn trong năm 2026. Thành phố đặt mục tiêu 100% sở, ban, ngành, UBND các xã, phường cùng các cơ quan, đơn vị có phát sinh giao dịch văn bản với tổ chức, doanh nghiệp sẽ kết nối và sử dụng hệ thống.

Đáng chú ý, 100% doanh nghiệp thành lập mới trên địa bàn sẽ được hướng dẫn, hỗ trợ tạo tài khoản và sử dụng hệ thống ngay trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Đồng thời, toàn bộ văn bản điện tử đủ điều kiện giao dịch giữa cơ quan nhà nước với doanh nghiệp sẽ được thực hiện thông qua hệ thống, từng bước thay thế việc gửi văn bản giấy hoặc gửi cùng lúc qua nhiều phương thức.

Theo lộ trình, trong tháng 8/2026, hệ thống sẽ được mở rộng tại các sở, ban, ngành, Thuế thành phố Hà Nội và các đơn vị thường xuyên phát sinh giao dịch điện tử với doanh nghiệp. Đến hết tháng 9/2026, Thành phố sẽ hoàn thành triển khai trên toàn địa bàn, đánh giá kết quả vận hành, thống kê tỷ lệ kết nối, tỷ lệ sử dụng và tỷ lệ văn bản điện tử để báo cáo UBND Thành phố.

Trung tâm Hành chính công vận hành hệ thống

Để bảo đảm hệ thống vận hành thống nhất, UBND thành phố Hà Nội giao Trung tâm Phục vụ hành chính công thành phố là cơ quan đầu mối quản trị, điều phối và hỗ trợ triển khai. Trung tâm sẽ trực tiếp quản lý tài khoản người dùng, cơ sở dữ liệu doanh nghiệp, xây dựng hệ thống giám sát, thống kê phục vụ công tác điều hành; đồng thời tiếp nhận, tổng hợp các khó khăn, vướng mắc của doanh nghiệp trong quá trình sử dụng để phối hợp với các cơ quan liên quan xử lý kịp thời.

Ngoài ra, Trung tâm còn được giao chủ trì xây dựng quy chế quản lý, vận hành và khai thác hệ thống; tổ chức tuyên truyền, đào tạo, tập huấn và hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp sử dụng nền tảng; đồng thời tổng hợp nhu cầu kinh phí phục vụ công tác quản trị và hỗ trợ vận hành.

Việc chính thức đưa Hệ thống chuyển nhận văn bản điện tử dùng chung vào hoạt động được kỳ vọng sẽ tạo bước chuyển mạnh trong quá trình số hóa hoạt động quản lý nhà nước tại Hà Nội. Khi mọi giao dịch văn bản giữa doanh nghiệp và cơ quan nhà nước được thực hiện trên một nền tảng thống nhất, liên thông và có giá trị pháp lý, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm thời gian, giảm chi phí, hạn chế thủ tục hành chính, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình xử lý công việc.