Trong trường hợp làm mất bằng tốt nghiệp THCS và THPT thì học sinh có thể xin cấp lại ở đâu? Và thủ tục hành chính như thế nào? Trường giữ hộ bằng trong bao lâu? Đây là câu hỏi được nhiều bạn đọc quan tâm. Phóng viên Báo Phụ nữ Việt Nam đã có buổi phỏng vấn ông Nguyễn Thành Trung, Phó Chánh văn phòng, Sở Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT) TP.HCM để giúp phụ huynh và học sinh hiểu rõ hơn về vấn đền này.
- Xin ông cho biết nếu mất bằng tốt nghiệp thì có được cấp lại không?
- Về quy định chung thì bản chính chỉ cấp 1 lần. Khi có nhu cầu hoặc làm mất bằng, người đứng tên trong văn bằng có thể làm thủ tục đề nghị cấp lại bản sao. Trong đó, thủ tục cấp bản sao bằng tốt nghiệp THPT do Sở GD&ĐT thực hiện và bằng tốt nghiệp THCS do Phòng GD&ĐT quận, huyện thực hiện.
- Thủ tục để được cấp lại bản chính hoặc bản sao bằng tốt nghiệp THCS và THPT như nào?
- Khi học sinh có nhu cầu làm bản sao thì lên Phòng hoặc Sở GD&ĐT để xin cấp lại. Theo quy định, thời gian cấp bản sao chỉ trong vòng 1 ngày (nếu nộp buổi sáng thì chiều nhận kết quả, nếu gửi buổi chiều thì sáng hôm sau sẽ nhận kết quả).
Bản sao được thực hiện trên phôi do Bộ GD&ĐT cung cấp. Thông tin của thí sinh là tra từ sổ gốc của cơ quan quản lí nhà nước. Vì vậy, về quy định, bản sao có giá trị sử dụng như bản chính.
Để được cấp bản sao, người đứng tên trong bằng tốt nghiệp THCS, THPT phải trực tiếp đến đề nghị hoặc có thể gửi đề nghị đến sở GD&ĐT qua đường bưu điện kèm theo lệ phí qui định và cước phí bưu điện. Người xin cấp lại phải điền đầy đủ thông tin theo mẫu quy định. Hiện nay, tại TP.HCM, trên trang web của Sở GD&Đ đã có mục cấp bản sao trực tuyến, người xin cấp lại kê khai thông tin đầy đủ sau đó lên Sở nhận bản sao rất nhanh và đơn giản. Mức phí cho một bản sao chỉ 8.000 đồng. Người có văn bằng cũng có thể ủy quyền người khác đến xin cấp bản sao và xuất trình giấy tờ hợp lệ.
Từ năm 2000 đến nay, nhiều địa phương áp dụng công nghệ thông tin nên việc lưu trữ được số hóa, việc tìm kiếm thông tin để xin lại bản sao khá nhanh. Như trường hợp các em ở trường Đinh Thiện Lý thì việc xin cấp lại bản sao khá đơn giản vì thông tin lưu trữ đã được số hóa.
- Bản sao bằng tốt nghiệp có được sao y lại không, thưa ông?
- Theo quy định, bản sao không thể mang đi sao y. Trên thực tế, nhiều đơn vị hay trường đại học, đơn vị tuyển dụng yêu cầu phải nộp bản sao nên trong cuộc sống sẽ phát sinh nhu cầu bản sao. Tuy nhiên, thủ tục cấp bản sao khá đơn giản, thời gian giải quyết nhanh và chi phí thấp nên học sinh có thể đề nghị làm sẵn nhiều bản sao để sử dụng. (Sao y hay còn được gọi là sao y bản chính có nghĩa là sao chép tài liệu gốc ra thành nhiều bản khác nhau, những bản sao này cần được cơ quan có thẩm quyền chứng thực là chúng chính xác và giống hệt với bản gốc - PV).
- Hiện nay, có một số trường hợp học sinh sau khi tốt nghiệp THCS, THPT nhưng không đến trường nhận bằng theo thời gian quy định, những tấm bằng đó được nhà trường giữ lại. Vậy thời gian trường giữ hộ là bao lâu?
- Theo Thông tư 19/2015/TT-BGDĐT về ban hành quy chế quản lý bằng tốt nghiệp THCS, THPT, văn bằng giáo dục đại học và chứng chỉ của hệ thống giáo dục quốc dân, quy định: Sau thời gian 1 năm, trường phát chưa hết bằng tốt nghiệp THPT thì nộp về cho Sở GD&ĐT để lưu giữ lại, khi nào học sinh có nhu cầu thì đến lấy. Các bằng này sẽ được lưu vĩnh viễn cho đến khi các em đến nhận lại.