Một "chứng bệnh" mới của dân văn phòng: Mệt mỏi bởi những cuộc họp trực tuyến

Theo dữ liệu của Apple App Store năm 2020, trong thời gian đại dịch hoành hành, lượt tải xuống của DingTalk đã tăng gấp 20 lần trong vòng 30 ngày và thống trị danh sách trong 24 ngày liên tiếp (24/1/2020 - 23/2/2020). Ứng dụng này cũng đứng đầu danh sách tải xuống phần mềm làm việc của Apple App Store.

Hiện tại giãn cách không còn nữa, nhưng nhiều công ty vẫn duy trì mô hình làm việc tại nhà do các yếu tố như tiết kiệm chi phí, hiệu quả làm việc và an toàn cho nhân viên. Để rồi, “làm việc tại nhà” đã dần chuyển từ "biện pháp tạm thời" thành "nhu cầu thiết yếu".

Song, những công ty hiện tại vẫn áp dụng chế độ làm việc tại nhà phải đối mặt với nhiều bất lợi. 

Do nhân viên không lên văn phòng nên công tác quản lý trở nên khó khăn. Làm thế nào để đảm bảo mỗi nhân viên đều hoàn thành nhiệm vụ, tạo giá trị cho công ty?

Nhiều cấp lãnh đạo chọn cách thường xuyên tổ chức cuộc họp trực tuyến.

Tuy nhiên, trong một cuộc khảo sát của China Daily về "Làm việc tại nhà thoải mái hơn hay mệt mỏi hơn", hơn một nửa số người được hỏi cho rằng làm việc ở nhà mệt hơn và các cuộc họp trực tuyến thường xuyên là một trong những nguyên nhân dẫn đến sự mệt mỏi này. 

Nhà tâm lý học người Mỹ, Jenny Davis đã sử dụng thuật ngữ "Zoom mệt mỏi" để mô tả hiện tượng mệt mỏi sau các cuộc họp qua video.

Nhóm người dễ "mất sức" bởi cuộc họp trực tuyến

Xã hội giống như một sân khấu lớn, ai cũng là nghệ sĩ biểu diễn. Để được người khác yêu thích và đón nhận, mọi người cần biết tận dụng điểm mạnh và tránh điểm yếu. 

Nhà xã hội học người Mỹ, Erving Goffman xem tất cả các tương tác xã hội là một quá trình tự trình bày, tức là truyền đạt thông tin tích cực về bản thân cho người khác. Trình bày bản thân đòi hỏi rất nhiều sức lực, cần phải chú ý và quản lý hành vi của mình. Công việc mệt mỏi như vậy tự nhiên khiến bạn khó có thể chú ý đến những thứ khác.

Khi tham gia cuộc họp trực tuyến, mọi người cần thể hiện tốt hình tượng của bản thân, vì vậy điều đó khiến họ rất mệt mỏi. 

Nghiên cứu cho thấy nhân viên nữ và nhân viên mới có khả năng cảm thấy mệt mỏi nhiều hơn trong cuộc họp trực tuyến vì phụ nữ rất quan tâm đến hình ảnh của họ qua ống kính. Nỗi lo lắng quá mức này có thể làm trầm trọng thêm tình trạng mệt mỏi trong các cuộc họp trực tuyến. 

Các nhân viên lớn tuổi đã dành nhiều thời gian để xây dựng hình ảnh của họ trong tổ chức, vì vậy họ cảm thấy rằng việc xuất hiện trên màn hình ít ảnh hưởng đến hình tượng đã xây dựng trước đó. Song, nhóm nhân viên mới vẫn đang cố gắng tạo dựng uy tín của mình, vì vậy họ cần thể hiện cái tôi nhiều hơn, điều này khiến họ cảm thấy mệt mỏi khi tham gia cuộc họp trực tuyến.

Các yếu tố gây mệt mỏi

1. Khoảng cách giữa các cá nhân

Nhà nhân chủng học người Mỹ, Edward Twitchell Hall chia khoảng cách giữa các cá nhân thành bốn loại: 

Khoảng cách công chúng (khoảng 3,7-7,6m), khoảng cách xã hội (khoảng 120-370cm), khoảng cách cá nhân (khoảng 45-120cm) và khoảng cách thân mật (dưới 15cm). 

Khoảng cách cá nhân giữa nhiều đồng nghiệp tăng lên. Do đó, trong cuộc họp video, chúng ta cần phải tiếp xúc với ánh mắt của người khác trong thời gian dài, từ đó nảy sinh sự nhàm chán, ngại ngùng.

2. "Xa mặt cách lòng"

Khi giao tiếp trực tiếp, giọng nói, nét mặt và chuyển động cơ thể sẽ giúp chúng ta thể hiện quan điểm một cách tự nhiên. Nhưng trong cuộc họp qua video, chúng ta thường cần gửi và cung cấp các tín hiệu không lời theo cách phóng đại hơn. Ví dụ, để thể hiện sự khẳng định, mọi người cần gật đầu; để giao tiếp bằng mắt với người khác, mọi người cần nhìn thẳng vào ống kính thay; để ít bị ảnh hưởng bởi tác động xung quanh, mọi người cần nói to hơn... 

Ngoài ra, trong giao tiếp mặt đối mặt, chúng ta đương nhiên nhận được tín hiệu từ người khác, nhưng điều này trở nên rất khó khăn trong cuộc họp trực tuyến. Ví dụ: trên chế độ xem lưới của cuộc họp, một người liếc sang một bên và những người còn không cố gắng phán đoán người đó đang thể hiện điều gì... Vì vậy, chúng ta cần phải nỗ lực rất nhiều để hiểu được những tín hiệu giữa các cá nhân này.

Làm thế nào để giảm bớt mệt mỏi từ các cuộc họp video?

Nghiên cứu cho thấy tình trạng mệt mỏi thay đổi theo thời gian, thường là diễn biến khá mờ nhạt trong vài giờ làm việc đầu tiên và tăng lên khi thời gian làm việc tích lũy. 

- Tùy thuộc vào quy luật thay đổi của mệt mỏi, chúng ta có thể sắp xếp cuộc họp trực tuyến sớm hơn trong ngày hoặc sau giờ nghỉ trưa, khi mọi người đều tràn đầy sinh lực và có thể làm giảm sự mệt mỏi của người tham gia.

- Bạn có thể ghim cửa sổ của người đang nói vào giữa màn hình, ẩn cửa sổ của bạn và ngăn việc tập trung quá nhiều vào hình tượng của mình qua màn ảnh. Cách này sẽ hiệu quả hơn đối với nhân viên nữ và nhân viên mới.

- Một số người có thể cảm thấy lo lắng khi nói trước đám đông. Nếu chế độ xem có nhiều người tham gia gây căng thẳng, bạn có thể ẩn cửa sổ của người khác.

Cuộc họp trực tuyến rất tiện lợi và hiệu quả, và công ty bắt người tham gia quay vòng, hết cuộc họp này đến cuộc họp khác. 

Trong các cuộc họp trực tiếp, đồng nghiệp sẽ trò chuyện và thư giãn trước và sau cuộc họp, và có thời gian di chuyển giữa các phòng (có thể từ phòng họp về bàn làm việc). Sự thay đổi môi trường và chia sẻ với đồng nghiệp trực tiếp sẽ làm giảm căng thẳng. 

Nhưng những người tham gia cuộc họp qua video chỉ đơn giản là nhấn nút kết thúc, vẫn ngồi trong căn phòng cũ và ít cơ hội để nói chuyện riêng với đồng nghiệp. Để thả lỏng tinh thần và hoạt động cơ thể hiệu quả, bạn cũng có thể đứng dậy và đi lại giữa các cuộc họp, nhìn ra cửa sổ, thực hiện một vài động tác vươn vai đơn giản hoặc dành vài phút để chơi một trò chơi.

Bill Gates chỉ ra có nhiều sự thay đổi hậu đại dịch, trong đó đầu tiên là các cuộc họp trực tuyến sẽ trở thành chuyện thường tình. Vì vậy, chúng ta cần chủ động thích ứng với các cuộc họp trực tuyến để giảm tác động tiêu cực, từ đó mất đi động lực và khả năng tìm thấy ý nghĩa trong công việc.

(Nguồn: Thepaper)