Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian để chăm sóc bản thân và tận hưởng cuộc sống

Biết quản lý thời gian hiệu quả mang đến rất nhiều lợi ích: Nâng cao hiệu quả và năng suất sản xuất của cá nhân và tập thể; tăng lượng "thời gian riêng tư" cho mỗi cá nhân; giảm bớt áp lực trong công việc; tăng niềm vui trong công việc; có thể dự trù được nhiều việc cho kế hoạch tương lai và giải quyết các vấn đề mang tính dài hạn; nâng cao sức sáng tạo…

Dưới đây là 9 quy tắc giúp cải thiện kỹ năng quản lý thời gian:

1. Lên danh sách những việc cần làm

Mỗi tối trước khi đi ngủ, bạn hãy lập những việc cần hoàn thành cho ngày hôm sau. Việc lập sẵn này sẽ nhắc bạn cần phải làm gì và nên phân bổ thời gian như thế nào cho từng việc. Lần lượt hoàn thành những việc này sẽ giúp bạn từng bước đạt được các mục tiêu từ công việc hằng ngày đến những kế hoạch trong tương lai.

2. Thực hiện những việc quan trọng nhất vào buổi sáng

Thông thường, buổi sáng là khi chúng ta nhiều năng lượng nhất, đầu óc minh mẫn nhất, tinh thần sảng khoái nhất. Thế nên, hãy dành những giờ đầu tiên trong ngày để hoàn thành các công việc quan trọng nhằm đạt kết quả tốt nhất.

3.Loại bỏ yếu tố gây mất tập trung

Làm việc tại nhà sẽ thoải mái hơn nhưng cũng dễ khiến chúng ta xao nhãng, mất tập trung. Không ai có thể tính toán dữ liệu, soạn thảo văn bản nếu cứ dán mắt vào màn hình tivi mỗi 5 phút được. Và sẽ thật bất tiện nếu chuông thông báo tin nhắn facebook liên tục cả ngày. 

Vì vậy, để quản lý thời gian hiệu quả, bạn nên tìm cho mình một không gian làm việc yên tĩnh, tắt hết thông báo mạng xã hội cũng như để điện thoại ra xa. Hãy thẳng tay loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung và chú tâm hoàn toàn vào công việc.

4.Sắp xếp gọn gàng góc làm việc

Nhiều nghiên cứu đã chỉ ra rằng một bàn làm việc bề bộn sẽ khiến chúng ta khó tập trung làm việc. Vì vậy, hãy sắp xếp lại góc làm việc của bạn cho thật gọn gàng.

5. Tận dụng thời gian trống

Trên chuyến xe buýt đến chỗ làm, thay vì chỉ ngồi thẫn thờ ngắm đường phố thì bạn có thể nghe bản tin buổi sáng hoặc Podcast về lĩnh vực chuyên môn. Cuộc họp kết thúc sớm hơn dự định 15 phút, bạn hãy tận dụng nó để kiểm tra e-mail, xem lại danh sách việc cần làm của mình để theo dõi tiến trình công việc. Thậm chí, thời gian chờ đối tác ở chỗ hẹn cũng đủ để bạn gọi vài cú điện thoại cho khách hàng của mình.

6. Không trì hoãn

Bạn đừng đợi có hứng mới làm, đừng đợi sắp "deadline" mới mở laptop lên, cũng đừng đợi sếp nhắc nhở mới cau có ngồi vào bàn làm việc. Hãy trở nên thật cứng rắn với chính mình, bởi chần chừ chỉ khiến cho năng suất làm việc bị giảm sút và tâm trạng lúc nào cũng nơm nớp lo sợ thôi.

7. Hiểu rõ bản thân để thiết lập quỹ thời gian phù hợp

Mỗi người sẽ có một nhịp sinh học cơ thể riêng, có người làm việc hiệu quả vào buổi sáng, có người lại tập trung tốt hơn vào buổi chiều. Khác với khung giờ gò bó nơi công sở, một trong những điểm cộng của làm việc từ xa là bạn hoàn toàn có thể chọn thời điểm làm việc hiệu quả nhất cho mình. 

Khi đã xác định được "khung giờ vàng", hãy đưa những công việc quan trọng cần xử lý vào thời điểm ấy, dùng kỹ năng quản lý, tổ chức của bản thân để sắp xếp, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu suất.

8. Lên kế hoạch dài hạn

Việc lên kế hoạch khi nào làm việc, khi nào nghỉ ngơi là vô cùng cần thiết cho kỹ năng quản lý thời gian của bạn. Hãy bắt đầu buổi sáng bằng cách lướt qua danh sách các nhiệm vụ trong ngày, sau đó thì tập trung hoàn thành chúng theo những mốc thời gian đã định sẵn. Những bản kế hoạch theo tuần, theo tháng sẽ giúp bạn sắp xếp thứ tự ưu tiên các công việc và không bỏ lỡ "deadline" nào.

9. Học cách nói "không"

Hãy nhớ là, ôm đồm quá nhiều công việc cùng một lúc chỉ khiến bạn kiệt sức và lúc nào cũng trong trạng thái căng thẳng mà thôi. Bạn có quyền từ chối những cuộc hẹn tán dóc vô nghĩa, cũng không nên nhận lời giúp đỡ ai đó khi công việc của mình còn chưa xong. Kiến thức, kỹ năng, nhất là thời gian của bạn nên được quản lý và sử dụng vào những công việc mang lại giá trị.