Công đoàn sau sắp xếp: Công việc bộn bề vẫn tìm cách "gần" đoàn viên

Sau sắp xếp tổ chức, khối lượng công việc của các Công đoàn cơ sở ngày càng tăng, đặt ra yêu cầu đổi mới phương thức hoạt động để thích ứng với mô hình tổ chức mới. Không chỉ giải quyết khối lượng công việc lớn hơn, các Công đoàn cơ sở còn phải bảo đảm vai trò đại diện, chăm lo và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp, chính đáng của người lao động.

Trước yêu cầu đó, nhiều Công đoàn cơ sở đã chủ động triển khai các giải pháp đổi mới tổ chức các hoạt động, từ "cafe đối thoại" đến việc sử dụng ứng dụng công nghệ, tận dụng mạng xã hội trong trao đổi thông tin. Việc làm này đã giúp duy trì các kênh đối thoại trực tiếp với đoàn viên.

Qua đó, Công đoàn không chỉ nâng cao hiệu quả xử lý công việc mà còn tạo điều kiện để lắng nghe tâm tư, nguyện vọng, kịp thời nắm bắt những khó khăn, vướng mắc của người lao động, từng bước đưa hoạt động Công đoàn đến gần đoàn viên hơn.

Đổi cách làm để phục vụ đoàn viên tốt hơn 

Trao đổi về vấn đề này, Chủ tịch Công đoàn cơ sở Liên hiệp Hợp tác xã Thương mại TP HCM - Saigon Co.op Tạ Quang Bắc cho biết, một trong những công việc được thực hiện thường xuyên là tiếp nhận và hoàn tất thủ tục kết nạp đoàn viên mới và cập nhật di biến động đoàn viên . 

Khi người lao động có nguyện vọng gia nhập Công đoàn, cán bộ sẽ tuyên truyền về tổ chức Công đoàn, hướng dẫn kê khai thông tin, hoàn thiện hồ sơ, rà soát điều kiện, tổng hợp danh sách và thực hiện các bước theo quy định trước khi công nhận đoàn viên. Sau đó, thông tin tiếp tục được cập nhật, quản lý trong quá trình sinh hoạt Công đoàn.

"Sau sắp xếp, công việc nhiều hơn, trong khi tổ chức cũng có những thay đổi. Nếu vẫn làm theo cách cũ thì sẽ mất nhiều thời gian và khó đáp ứng yêu cầu", Chủ tịch Công đoàn cơ sở Saigon Co.op chia sẻ.

Để giải quyết bài toán này, Công đoàn Saigon Co.op đã chủ động thay đổi phương thức làm việc, trong đó chú trọng phân công nhiệm vụ cho đội ngũ chuyên trách rõ ràng (được đánh giá thông qua KPI hàng quý), đơn giản hóa các khâu xử lý, phân quyền cho công đoàn các đơn vị trực thuộc và tăng cường ứng dụng công nghệ trong quản lý đoàn viên, tiếp nhận thông tin và xử lý hồ sơ.

Theo ông Tạ Quang Bắc, một thay đổi cụ thể là các yêu cầu của đoàn viên được phân loại theo từng nhóm như kết nạp đoàn viên, chế độ chính sách, quyền lợi, hoạt động chăm lo và các kiến nghị phát sinh. Mỗi nội dung được xác định cán bộ phụ trách, cập nhật tiến độ và theo dõi đến khi hoàn tất. Với những vấn đề cần phối hợp với các bộ phận khác, Công đoàn chủ động chuyển thông tin, theo dõi kết quả thay vì để đoàn viên phải liên hệ qua nhiều khâu.

Cách làm này giúp hạn chế tình trạng hồ sơ, kiến nghị bị tồn đọng, đồng thời giúp cán bộ Công đoàn chuyên trách kiểm soát tốt hơn khối lượng công việc sau khi tổ chức được sắp xếp. Đối với đoàn viên, việc xử lý được tập trung và rõ đầu mối cũng giúp rút ngắn thời gian chờ đợi.

Là đoàn viên tại Công đoàn cơ sở, anh Võ Phước Tâm – Giám sát vùng, Công ty Co.op Food cho biết, trước đây, với một số thủ tục, người lao động thường phải hỏi lại nhiều lần để biết cần chuẩn bị những giấy tờ gì và liên hệ với ai. Sau khi Công đoàn thay đổi cách thức làm việc, các thông tin được hướng dẫn rõ hơn, hồ sơ được phân loại và chuyển đến đúng người phụ trách.

Chẳng hạn, khi thực hiện thủ tục gia nhập Công đoàn, đoàn viên chỉ cần được nghe tuyên truyền về tổ chức Công đoàn Việt Nam và hướng dẫn các thông tin cần kê khai. Từ đó, Công đoàn tiếp nhận, rà soát và cập nhật hồ sơ. Nếu còn thiếu hoặc cần bổ sung nội dung, cán bộ Công đoàn chủ động thông tin lại thay vì để người lao động phải tự tìm hiểu hoặc đi lại nhiều lần.

Theo anh Võ Phước Tâm, cách làm này tạo cảm giác thuận tiện hơn cho người lao động, đặc biệt trong bối cảnh sau sắp xếp, khối lượng công việc của Công đoàn tăng lên. Đoàn viên không chỉ nhận được sự hỗ trợ về thủ tục mà còn biết rõ vấn đề của mình đang được ai tiếp nhận và xử lý đến đâu.

Không chỉ thay đổi cách xử lý công việc, Công đoàn cơ sở còn duy trì kênh đối thoại trực tiếp thông qua hoạt động "Cà phê đối thoại" được tổ chức hằng tháng. Đây là không gian để đoàn viên gặp gỡ, trao đổi và trực tiếp chia sẻ những ý kiến, tâm tư, nguyện vọng với cán bộ Công đoàn.

Theo ông Tạ Quang Bắc, hoạt động này giúp Công đoàn có thêm một kênh để nắm bắt thông tin từ người lao động. Nếu công nghệ giúp xử lý công việc nhanh và thuận tiện hơn thì những cuộc gặp gỡ trực tiếp lại giúp cán bộ Công đoàn hiểu rõ hơn những vấn đề đang diễn ra trong thực tế.

"Công nghệ giúp chúng tôi xử lý công việc nhanh hơn, nhưng việc gặp gỡ trực tiếp lại giúp Công đoàn hiểu đoàn viên hơn. Có những vấn đề nếu chỉ qua hồ sơ hoặc trên hệ thống thì rất khó nhận biết, nhưng khi ngồi cùng nhau, đoàn viên sẽ chia sẻ cụ thể hơn", ông Tạ Quang Bắc cho biết.

Chị Phạm Thị Hiệp Định – Chủ tịch công đoàn cơ sở thành viên Co.opmart Hà Tĩnh, đánh giá cao việc duy trì "Cà phê đối thoại". Theo chị Định, đây không chỉ là hoạt động giao lưu mà còn là dịp để người lao động trực tiếp nêu những vấn đề mình quan tâm, từ điều kiện làm việc, chế độ chính sách đến các hoạt động chăm lo đời sống.

Từ những buổi gặp gỡ này, có những vấn đề tưởng như nhỏ nhưng khi được đoàn viên chia sẻ lại trở thành thông tin hữu ích để Công đoàn điều chỉnh hoạt động. Chẳng hạn, chị Định từng nêu ý kiến một vấn đề về nhu cầu chăm lo cho người lao động. Sau đó, Công đoàn tiếp nhận, trao đổi với các bộ phận liên quan và có phản hồi lại cho đoàn viên.

"Điều tôi thấy thuận lợi là khi có vấn đề, đoàn viên có thể nói trực tiếp với Công đoàn. Không phải ý kiến nào cũng giải quyết ngay được, nhưng ít nhất chúng tôi biết ý kiến của mình được lắng nghe, được tiếp nhận và có phản hồi. Điều đó khiến đoàn viên cảm thấy mình thực sự được đồng hành", chị Hiệp Định cho hay.

Theo Chủ tịch Công đoàn Saigon Co.op, mục tiêu cuối cùng của việc đổi mới cách làm không chỉ là giảm áp lực công việc cho cán bộ Công đoàn mà quan trọng hơn là phục vụ đoàn viên tốt hơn. Khi thông tin được tiếp nhận nhanh, công việc có người theo dõi đến cùng và tâm tư của người lao động được lắng nghe thường xuyên, hoạt động Công đoàn sẽ sát hơn với nhu cầu thực tế.

Sau sắp xếp, bộ máy có thể thay đổi và khối lượng công việc có thể lớn hơn, nhưng với việc tối ưu hóa quy trình, ứng dụng công nghệ và duy trì đối thoại trực tiếp, Công đoàn cơ sở đang từng bước chuyển từ cách làm thiên về xử lý thủ tục sang chủ động nắm bắt nhu cầu, giải quyết vấn đề và đồng hành cùng đoàn viên.

Tận dụng mạng xã hội để gắn kết với đoàn viên

Hiện nay, Công đoàn Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn đã xây dựng và duy trì các nhóm Zalo, fanpage do Công đoàn Tổng Công ty quản lý, vận hành. Đây là những kênh thông tin nhanh chóng, kịp thời và hiệu quả, góp phần nâng cao chất lượng công tác thông tin, tuyên truyền và triển khai các hoạt động công đoàn trong toàn Tổng Công ty.

Theo ông Nguyễn Văn Thọ - Phó chủ tịch, Chủ nhiệm ủy ban kiểm tra công đoàn cơ sở Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn - TNHH MTV (SAWACO), thông qua các kênh này, các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, các chế độ, chính sách liên quan đến người lao động, cũng như thông tin về các sự kiện và hoạt động công đoàn được truyền tải kịp thời đến các công đoàn cơ sở thành viên, công đoàn bộ phận và các tổ chức công đoàn trực thuộc.

Việc sử dụng mạng xã hội phục vụ công tác công đoàn đã góp phần bảo đảm thông tin được thống nhất, chính xác, giúp cán bộ, đoàn viên và người lao động nắm bắt, hiểu rõ và thực hiện đúng các chủ trương, chính sách, quy định có liên quan.

Bên cạnh vai trò tuyên truyền, phổ biến thông tin, các kênh truyền thông này còn là cầu nối hai chiều giữa tổ chức công đoàn với đoàn viên và người lao động. Thông qua việc tiếp nhận ý kiến, phản ánh, tâm tư, nguyện vọng của người lao động, Công đoàn Tổng Công ty có thêm cơ sở để nắm bắt tình hình thực tiễn, kịp thời phối hợp với chuyên môn giải quyết những vấn đề phát sinh, đồng thời đề xuất các giải pháp chăm lo thiết thực, hiệu quả hơn cho đời sống vật chất và tinh thần của đoàn viên, người lao động.

"Qua đó, từng bước phát huy hiệu quả công tác chuyển đổi số trong hoạt động công đoàn, nâng cao tính chủ động, minh bạch và tương tác, góp phần xây dựng tổ chức Công đoàn SAWACO ngày càng vững mạnh, thực sự là chỗ dựa tin cậy, bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp, chính đáng của đoàn viên và người lao động", ông Nguyễn Văn Thọ nhận định.

Ngoài ra, ông Nguyễn Văn Thọ cho biết, để bảo đảm các trang mạng xã hội và nhóm Zalo hoạt động chuyên nghiệp, hiệu quả, đúng định hướng và có sự quản lý thống nhất, Công đoàn Tổng Công ty đã phân công một đồng chí thường trực Công đoàn Tổng Công ty, trực tiếp phụ trách và quản trị (admin) các trang fanpage và các kênh thông tin liên quan.

Việc phân công cán bộ phụ trách nhằm tăng cường công tác kiểm duyệt, quản lý nội dung trước khi đăng tải; kịp thời phát hiện, ngăn chặn và xử lý các thông tin không chính xác, không phù hợp với quy định, bảo đảm các nội dung được chia sẻ có tính chính thống, đúng định hướng và phù hợp với tôn chỉ, mục đích hoạt động của tổ chức Công đoàn.

Theo Liên đoàn Lao động TPHCM, trước yêu cầu cấp bách sau khi hợp nhất Thành phố Hồ Chí Minh - Bình Dương - Bà Rịa Vũng Tàu từ 01/7/2025, hệ thống Liên đoàn Lao động cấp huyện, thị xã không còn, hơn 22.000 công đoàn cơ sở phải báo cáo trực tiếp về Thành phố.

Liên đoàn Lao động Thành phố đã chủ động tự nghiên cứu, tự xây dựng Hệ thống điều hành Công đoàn Thành phố, tích hợp trợ lý ảo AI hỗ trợ giải đáp pháp luật lao động và nghiệp vụ công đoàn theo công nghệ RAG (Retrieval-Augmented Generation). Hệ thống thống nhất dữ liệu cho các phân hệ nghiệp vụ cốt lõi: quản lý đoàn viên, công đoàn cơ sở, tài chính công đoàn, xác minh đoàn viên, theo dõi kiến nghị..., giúp Ban Thường vụ theo dõi, chỉ đạo kịp thời trên quy mô toàn Thành phố.

Ngoài ra, Liên đoàn Lao động TP HCM còn sử dụng giải pháp "Ứng dụng Trợ lý ảo (AI). Dùng AI hỗ trợ giải đáp thắc mắc về Công đoàn và Pháp luật Lao động". Việc làm này được công nhận sáng kiến cấp Thành phố tại Quyết định số 8172/QĐ-LĐLĐ ngày 06/5/2026 - sáng kiến ứng dụng AI đầu tiên trong hệ thống Công đoàn Thành phố được công nhận ở cấp này.