Nhân viên văn phòng biến AI thành "đồng đội"

Nguyễn Thanh Trúc, 25 tuổi, là nhân viên hành chính - nhân sự tại một công ty thương mại dịch vụ ở TPHCM. Công việc hàng ngày của cô là tổng hợp bảng chấm công, soạn thảo thông báo nội bộ, cập nhật biểu mẫu tuyển dụng và phối hợp tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên. 

Với khối lượng công việc đều đặn, nhiều đầu việc lặp lại, Trúc từng nghĩ đây là công việc ổn định và ít chịu tác động từ công nghệ. Tuy nhiên, mọi chuyện bắt đầu thay đổi khi công ty triển khai thử nghiệm các công cụ AI để hỗ trợ phòng nhân sự: Từ phần mềm viết nội dung thông báo, tự động hoá biểu mẫu, đến trợ lý ảo gửi email và phân tích xu hướng nghỉ việc. 

"Mình bắt đầu thấy những việc hằng ngày đang được tự động hoá. Có những biểu mẫu mình mất nửa buổi để hoàn chỉnh, còn AI chỉ cần vài phút. Lúc đó mình thấy hơi… chột dạ", Thanh Trúc nhớ lại.

Thay vì để nỗi bất an kéo dài, Trúc bắt đầu chủ động tiếp cận công nghệ. Cô học cách sử dụng AI để viết thông báo nội bộ sao cho gọn, rõ mà vẫn truyền cảm; áp dụng trợ lý ảo để sắp lịch phỏng vấn hiệu quả hơn và thử dùng AI để gợi ý chủ đề cho các hoạt động gắn kết nhân sự. Nhờ có "trợ lý" AI, công việc của cô hiệu quả hơn nhiều.

Tình trạng của Thanh Trúc không phải là cá biệt. Lương Thu Thuỷ, 24 tuổi, nhân viên hành chính tại một công ty thương mại ở Hà Nội, từng rơi vào tâm lý tương tự. Công việc hằng ngày của Thuỷ xoay quanh việc sắp xếp lịch họp, tổng hợp công văn, soạn thảo biểu mẫu và gửi email nhắc nhở các phòng ban. 

Khi công ty bắt đầu thử nghiệm sử dụng trợ lý ảo tích hợp AI để quản lý lịch trình và xử lý thư điện tử, Thuỷ cảm thấy như thể mình đang dần bị thay thế. 

"Trợ lý ảo có thể tự động gửi email, đặt lịch họp, thậm chí đề xuất thời gian phù hợp cho các bên liên quan. Mình bắt đầu nghĩ: Nếu AI làm được tất cả những việc đó, thì công ty còn cần mình làm gì nữa?", Thuỷ bộc bạch. Sự lo lắng khiến Thuỷ nhiều lần nghĩ đến việc tìm công việc khác, ít chịu ảnh hưởng của công nghệ hơn.

Tuy nhiên, thay vì né tránh, Thuỷ chọn cách đối diện và học hỏi. Cô bắt đầu tìm hiểu cách vận hành của trợ lý ảo, tìm ra cách kết hợp giữa khả năng tổ chức công việc của bản thân với sự hỗ trợ từ AI. 

"Mình không cần tranh làm việc với AI. Mình chỉ cần làm tốt những gì AI chưa làm được như: giao tiếp tinh tế, xử lý tình huống bất ngờ và kết nối giữa các bộ phận", Thuỷ chia sẻ. 

Nhờ vậy, Thuỷ không chỉ giữ vững vị trí của mình, mà còn được giao phụ trách hướng dẫn đồng nghiệp sử dụng AI trong công việc hành chính - một vai trò mà trước đây cô chưa từng nghĩ tới.

Theo anh Phạm Tấn Anh Vũ, Trưởng đại diện khu vực phía Nam của Công ty Giải pháp trí thông minh nhân tạo Việt Nam (VAIS), điều mà Trúc và Thuỷ đang làm là minh chứng rõ ràng cho việc AI không phải là mối đe dọa, mà là cơ hội cho những ai biết nắm bắt. 

Anh Phạm Tấn Anh Vũ nhấn mạnh: "AI không đơn thuần là công cụ mà đang dần trở thành "người đồng sự" thông minh, có khả năng phản biện, đối thoại, đề xuất giải pháp. Ai biết khai thác nó đúng cách, người đó có thể nâng tầm công việc và tư duy của mình lên một tầm cao mới".

Để nâng cao sức cạnh tranh của mình trước AI trên thị trường lao động, anh Phạm Tấn Anh Vũ cho rằng, người làm văn phòng cần 3 yếu tố then chốt: Một là kiến thức chuyên môn luôn được cập nhật - không chỉ về công nghệ, mà cả trong lĩnh vực nghề nghiệp. 

Hai là kỹ năng giao tiếp và tư duy logic để có thể "nói chuyện" với AI một cách hiệu quả và kiểm soát được đầu ra. Ba là tâm thế cởi mở, kết hợp với đạo đức nghề nghiệp, bởi lẽ, trong một thế giới công nghệ phát triển nhanh chóng, những giá trị nhân văn chính là điều làm nên khác biệt của con người với AI.

Hành trình biến AI từ "kẻ thay thế" thành "đồng đội" không đơn giản. Nó đòi hỏi người lao động phải không ngừng học hỏi, thực hành và thử nghiệm. Theo anh Phạm Tấn Anh Vũ, "Gen Z" đang đứng trước một ngưỡng cửa lớn. Họ có thể là người làm chủ hoặc là người bị tụt lại trong "làn sóng" ấy - tất cả phụ thuộc vào lựa chọn mà họ thực hiện hôm nay.