Phụ nữ khởi nghiệp online cần lưu ý gì về đăng ký kinh doanh, thuế và hóa đơn?

Trả lời chị Vũ Ngọc Lan (32 tuổi, Hà Nội), đang bán quần áo nữ và quần áo trẻ em qua mạng xã hội, quy mô nhỏ, chưa đăng ký kinh doanh, luật sư Hoàng Văn Hà – Công ty Luật ARC Hà Nội để làm rõ một số vấn đề người mới kinh doanh cần lưu ý.

Bán hàng online quy mô nhỏ có phải đăng ký kinh doanh?

Chị Vũ Ngọc Lan: Tôi bán quần áo nữ và quần áo trẻ em online, chủ yếu tại nhà và chưa đăng ký kinh doanh. Trường hợp này có bắt buộc phải đăng ký không?

Luật sư Hoàng Văn Hà: Theo khoản 3 Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, một số trường hợp không phải đăng ký hộ kinh doanh như hộ gia đình sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; người bán hàng rong, quà vặt, buôn chuyến, kinh doanh lưu động, kinh doanh thời vụ và người làm dịch vụ có thu nhập thấp, trừ trường hợp kinh doanh ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện. Mức thu nhập thấp do UBND cấp tỉnh quy định.

Trong khi đó, khoản 2 Điều 83 Nghị định 168/2025/NĐ-CP quy định người thành lập hộ kinh doanh, hộ kinh doanh có nghĩa vụ đăng ký và không được hoạt động dưới danh nghĩa hộ kinh doanh mà không đăng ký.

Với trường hợp chị Lan, nếu việc nhập quần áo để bán được thực hiện thường xuyên, ổn định nhằm tạo thu nhập thì cần xem xét đăng ký hộ kinh doanh, trừ khi thực tế thuộc trường hợp được miễn đăng ký theo quy định.

Việc bán hàng tại nhà, không có cửa hàng riêng hoặc giao dịch qua Facebook, Zalo, TikTok… không phải là căn cứ để mặc nhiên được miễn đăng ký kinh doanh.

Cũng cần phân biệt đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế là hai vấn đề khác nhau. Ngưỡng doanh thu để xác định nghĩa vụ thuế không phải là căn cứ duy nhất để xác định một người có phải đăng ký kinh doanh hay không.

Chị Vũ Ngọc Lan: Với quy mô hiện nay, tôi nên lựa chọn hộ kinh doanh hay hình thức khác?

Luật sư Hoàng Văn Hà: Theo Điều 82 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh do một cá nhân hoặc các thành viên hộ gia đình đăng ký thành lập và chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với hoạt động kinh doanh của hộ.

Với một cá nhân mới bắt đầu bán quần áo, tự nhập hàng, bán hàng, đóng gói và giao hàng, chưa có nhu cầu huy động vốn hoặc xây dựng hệ thống kinh doanh lớn, hộ kinh doanh là một phương án có thể xem xét.

Ngược lại, khi hoạt động phát triển với quy mô lớn hơn, có nhiều người cùng đầu tư, nhu cầu huy động vốn, mở rộng hệ thống hoặc xây dựng cơ cấu quản trị riêng, người kinh doanh có thể cân nhắc mô hình doanh nghiệp.

Việc lựa chọn không nên chỉ căn cứ vào việc bán hàng online hay trực tiếp mà cần xem xét quy mô vốn, doanh thu dự kiến, số người tham gia, nhu cầu thuê lao động, khả năng mở rộng, nhu cầu huy động vốn và mức độ rủi ro tài sản.

Không có cửa hàng riêng thì đăng ký địa điểm thế nào?

Chị Vũ Ngọc Lan: Tôi chủ yếu bán hàng qua mạng xã hội, không có cửa hàng riêng. Nếu đăng ký kinh doanh thì địa điểm được xác định thế nào?

Luật sư Hoàng Văn Hà: Theo khoản 1 Điều 87 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, trụ sở hộ kinh doanh là nơi hộ kinh doanh thực hiện hoạt động kinh doanh và là địa chỉ liên lạc đăng ký để cơ quan quản lý nhà nước liên hệ. Hộ kinh doanh có thể hoạt động ngoài trụ sở.

Trường hợp không có địa điểm kinh doanh cố định, hộ kinh doanh lựa chọn một địa chỉ để đăng ký trụ sở và đăng ký không hoạt động kinh doanh tại trụ sở. Nếu sau đó phát sinh hoạt động kinh doanh tại một địa điểm cố định thì phải đăng ký trụ sở tại nơi thực hiện hoạt động kinh doanh cố định.

Do đó, việc không có cửa hàng riêng không đồng nghĩa với việc không thể đăng ký hộ kinh doanh. Nếu việc quản lý, lưu giữ hàng hóa, đóng gói hoặc điều hành hoạt động bán hàng được thực hiện tại nhà thì cần căn cứ hoạt động thực tế để xác định địa chỉ đăng ký phù hợp.

Theo Điều 99 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, hồ sơ đăng ký thành lập hộ kinh doanh gồm Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh; trường hợp do các thành viên hộ gia đình thành lập thì có thêm văn bản ủy quyền theo quy định.

Hồ sơ được gửi đến cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đăng ký trụ sở. Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh được cấp trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ. Người dân có thể đăng ký trực tiếp, qua bưu chính hoặc qua mạng thông tin điện tử theo quy định.

Đăng ký kinh doanh rồi còn phải lưu ý gì về thuế, hóa đơn?

Chị Vũ Ngọc Lan: Sau khi đăng ký kinh doanh, tôi cần thực hiện những nghĩa vụ gì khi bán quần áo online? Nếu quy mô còn nhỏ thì thực hiện thế nào?

Luật sư Hoàng Văn Hà: Với trường hợp chị Lan bán quần áo nữ và quần áo trẻ em qua mạng xã hội, sau khi đăng ký hộ kinh doanh cần chú ý theo dõi doanh thu, thực hiện nghĩa vụ thuế, hóa đơn và lưu giữ chứng từ liên quan đến hàng hóa.

Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP, quy định ngưỡng doanh thu 1 tỷ đồng/năm là một mốc quan trọng trong việc xác định nghĩa vụ thuế và hóa đơn. Tuy nhiên, doanh thu dưới mức này không có nghĩa người kinh doanh không còn bất kỳ nghĩa vụ nào với cơ quan thuế; vẫn phải theo dõi doanh thu và thực hiện các thủ tục theo trường hợp cụ thể.

Nếu bán hàng qua nền tảng thương mại điện tử có đồng thời chức năng đặt hàng và thanh toán, nền tảng có thể khấu trừ, khai và nộp thuế thay theo quy định. Với các kênh không có đồng thời hai chức năng này, người kinh doanh tự thực hiện nghĩa vụ thuế. Do đó, chị Lan cần căn cứ vào phương thức bán hàng, đặt hàng và thanh toán thực tế.

Ở quy mô nhỏ, chị Lan nên hình thành thói quen theo dõi riêng doanh thu, lưu đơn hàng, chứng từ mua hàng, thanh toán, giao nhận và thông tin nhà cung cấp. Với quần áo nữ và trẻ em, cần lưu giữ giấy tờ liên quan đến nguồn gốc hàng hóa để chủ động khi có tranh chấp hoặc cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.

Việc quản lý doanh thu, chứng từ và nghĩa vụ thuế ngay từ đầu sẽ giúp người mới kinh doanh hạn chế rủi ro và thuận lợi hơn khi mở rộng hoạt động.