Bí kíp giúp phụ nữ khởi nghiệp quản lý công việc tốt hơn

Trong bài viết dưới đây, chuyên gia đào tạo viết content (nội dung) Trần Hoàng Hà - người đã có gần 15 năm kinh nghiệm trong ngành truyền thông marketing sẽ bật mí cho các chị em về phương pháp "nhỏ mà có võ" giúp quản lý công việc tốt hơn.

Là một Chuyên gia đào tạo content, đồng thời kiêm nhiệm nhiều vị trí như dịch thuật, viết bài cho các thương hiệu, có khi nào chị cảm thấy bị "quá tải" hay thiếu thời gian hay không?

Tôi nghĩ không chỉ riêng tôi, mà rất nhiều phụ nữ khác trên hành trình khởi nghiệp, đều phải đối diện với tình trạng "ba đầu sáu tay" xử lý rất nhiều công việc khác nhau. Tôi thuộc tuýp người say mê công việc nên có khi ngồi mải miết không rời ghế suốt mấy tiếng đồng hồ. Hậu quả là ngày trước, có những lúc tôi cảm thấy ngộp thở trước danh sách việc "xử lý mãi mà không hết", từ đó dẫn tới stress dễ cáu gắt hay ngủ kém về đêm.

Đây quả là vấn đề chung mà nhiều chị em gặp phải. Vậy chị đã làm thế nào để thay đổi vấn đề này và sắp xếp các công việc cần làm trong ngày hợp lý hơn?

Đầu ngày làm việc, tôi sẽ phân loại công việc vào bốn nhóm tương ứng dựa trên mức độ ưu tiên và tầm quan trọng của từng công việc như sau:

- Cấp bách và quan trọng (Nhóm 1): Những công việc này cần được hoàn thành ngay vì chúng có hạn chót và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Ví dụ: Gửi báo giá cho khách hàng hoặc chuẩn bị bài diễn thuyết cho một sự kiện quan trọng sắp diễn ra. 

- Quan trọng nhưng không cấp bách (Nhóm 2): Công việc ở nhóm này không yêu cầu hoàn thành ngay lập tức nhưng lại quan trọng để đạt được mục tiêu lâu dài. Ví dụ: Xây dựng kế hoạch kinh doanh cho quý tiếp theo, nghiên cứu thị trường để cho ra mắt sản phẩm mới.

- Cấp bách nhưng không quan trọng (Nhóm 3): Những nhiệm vụ này cấp bách nhưng không thực sự quan trọng cho mục tiêu chung, thường là những việc có thể ủy quyền cho người khác. Ví dụ: Cài đặt phần mềm cơ bản cho máy tính có thể được ủy thác cho bộ phận IT hoặc một nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài. 

- Không cấp bách và không quan trọng (Nhóm 4): Các hoạt động này ít ảnh hưởng đến hiệu quả công việc tổng thể và có thể được loại bỏ hoặc hoãn lại. Ví dụ như check Facebook của bạn bè và người thân xem có thông tin gì mới.   

Việc phân loại ưu tiên cho công việc theo cách trên mang lại lợi ích như thế nào cho bản thân chị hay các phụ nữ khởi nghiệp nói chung?

Lợi ích đầu tiên của phương pháp trên là tăng hiệu quả công việc, bởi chị em có thể tập trung vào những gì quan trọng, giảm thiểu lãng phí thời gian cho những việc không quá cấp bách. Ngoài ra, việc này cũng giúp chị em phân bổ thời gian, công sức hiệu quả hơn, hiểu rõ bản thân nên ưu tiên xử lý việc nào, hay nên giao việc nào cho cấp dưới. Cá nhân tôi đánh giá đây là phương pháp đơn giản mà hiệu quả, mà các chị em đang làm chủ doanh nghiệp, hay các nhân viên trong công ty đều có thể áp dụng.

Chị có lời nhắn nào dành cho các chị em đang nỗ lực cân bằng giữa công việc và cuộc sống?

Dù tất bật để cân bằng vai trò làm chủ - làm mẹ - làm vợ đến mấy, các chị em cũng đừng quên dành một khoảng thời gian nhỏ cho riêng bản thân mình như đọc sách cuối tuần, đi mua sắm, ghi lại nhật kí... Các chị em cũng đừng ngại ngần tìm kiếm sự giúp đỡ từ bạn đời, ông bà nội ngoại hai bên hay bạn bè, để hành trình khởi nghiệp của mình trở nên "dễ thở" hơn.

Xin cảm ơn chị về những chia sẻ hữu ích!