Khi mới mở hộ kinh doanh không bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử ngay từ đầu

Chị Trần Hoàng Lan: Luật sư Hoàng Yến cho tôi xin hỏi, tiệm bánh mới mở thì có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử ngay từ đầu không, hay có thể dùng hóa đơn giấy mua của cơ quan thuế?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Chào chị Hoàng Lan, trước tiên tôi rất cảm ơn câu hỏi mà chị đã đặt ra và cũng là lo lắng của rất nhiều hộ kinh doanh hiện nay. Khi mới mở hộ kinh doanh thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử ngay từ đầu. Việc chị có được sử dụng hóa đơn điện tử hay không, hay chị phải sử dụng hóa đơn loại nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: doanh thu, ngành nghề và hình thức kinh doanh của chị.

Nếu tiệm bánh của chị thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử. Đặc biệt là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, thì chị phải đăng ký và sử dụng theo đúng quy định. Khi đó, chị không thể lựa chọn hóa đơn giấy để thay thế cho hóa đơn điện tử được.

Ngay từ khi bắt đầu kinh doanh, chị nên xác định doanh thu dự kiến và phương thức bán hàng để đăng ký loại hóa đơn cho phù hợp. Chị cũng không nên tự mua hoặc sử dụng hóa đơn giấy nếu không thuộc trường hợp pháp luật cho phép.Tránh trường hợp dẫn đến những vi phạm không đáng có và ảnh hưởng tới quá trình kinh doanh của tiệm bánh.

Căn cứ pháp lý: Theo Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính thuế GTGT hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên phải áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.

Chị Trần Hoàng Lan: Khách vào tiệm bánh của tôi chủ yếu là học sinh, sinh viên, người mua lẻ 1-2 cái bánh trị giá chỉ vài chục ngàn đồng và họ cũng không lấy hóa đơn. Chẳng lẽ mỗi cái bánh bán ra tôi đều phải bấm máy xuất một cái hóa đơn điện tử?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Thực tế vấn đề này cũng thường xuyên xuất hiện ở nhiều tiệm tạp hoá hoặc bánh ngọt … Việc khách hàng đến mua hàng nhỏ lẻ, giá trị thấp chỉ vài chục ngàn đồng là chuyện bình thường. Chị là chủ tiệm bánh, khi xác định mình thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử thì chị vẫn phải thực hiện xuất hóa đơn điện tử cho người mua hàng.

Chị cũng không nên quá lo lắng về việc phải bấm máy xuất một cái hoá đơn, nếu chị sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, việc lập hóa đơn có thể được tích hợp với phần mềm bán hàng, chị không cần phải làm thủ công. Khi khách mua bánh, nhân viên chỉ cần nhập giao dịch trên phần mềm, hệ thống sẽ hỗ trợ việc lập hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành.

Đối với khách mua lẻ, không yêu cầu chị xuất hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin người mua hàng, chị có thể ghi: "Xuất bán cho người tiêu dùng", không cần thêm các thông tin khác. Tuy nhiên, chị cần lưu ý không nên ghi đại tên của một ai đó vào hóa đơn.

Căn cứ pháp lý: Theo Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này."

Chị Trần Hoàng Lan: Tiệm của tôi ngoài bán tại chỗ thì có nhận đặt bánh kem sinh nhật qua các nền tảng mạng xã hội và giao tận nhà. Có trường hợp khách đặt bánh cọc trước 50%, lúc giao bánh trả nốt 50%. Vậy thời điểm tôi phải xuất hóa đơn điện tử đúng luật là khi nào? Khi nhận tiền cọc hay khi bánh giao đến tay khách?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Theo quy định pháp luật thì thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa được xác định theo thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc người bán đã thu tiền hay chưa.

Việc khách đặt bánh cọc trước 50%, lúc giao bánh trả nốt 50% thì thời điểm xuất hoá đơn của chị là khi giao bánh cho khách.

Ví dụ: Khách đặt một chiếc bánh 600 ngàn đồng và chuyển cọc trước 300 ngàn đồng. Nếu lúc này chị mới nhận đơn, bánh chưa giao cho khách thì tiền đặt cọc không bắt buộc phải xuất hóa đơn. Khi bánh làm hoàn thành và được giao cho khách, chị thực hiện lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao bánh kem cho khách theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: "Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền"

Chị Trần Hoàng Lan: Việc làm bánh kem đôi khi có rủi ro như shipper làm hỏng bánh trên đường đi, hoặc bánh không đúng mẫu khách yêu cầu nên họ trả lại và tôi phải hoàn tiền. Trong trường hợp đã xuất hóa đơn điện tử rồi mà khách trả lại bánh thì tôi phải xử lý hệ thống hóa đơn như thế nào?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Nếu bánh đã được giao mà không đúng mẫu hoặc shipper làm hỏng bánh và chị đã lập hóa đơn rồi nhưng sau đó khách trả lại bánh hoặc vì một lý do nào khác phải trả lại bánh, thì chị không được tự ý xóa bỏ hóa đơn đã lập.

Trước hết, chị cần xác định rõ việc trả lại bánh và lập hồ sơ chứng minh việc này, chẳng hạn như thông tin đơn hàng, thỏa thuận với khách, chứng từ giao nhận, hình ảnh nếu có và chứng từ hoàn tiền.

Sau đó, chị thực hiện điều chỉnh hoặc xử lý hóa đơn điện tử theo đúng quy định pháp luật đối với trường hợp hàng hóa bị trả lại.

Ví dụ: Khách trả lại toàn bộ chiếc bánh và chị hoàn lại toàn bộ tiền thì hồ sơ phải thể hiện được việc hàng đã trả lại và tiền đã hoàn cho khách. Nếu khách chỉ trả lại một phần giá trị mua vào thì việc xử lý cũng phải phù hợp với phần hàng thực tế bị trả lại.

Điều quan trọng là chị phải lưu được hồ sơ trả hàng và hoàn tiền, bởi đây là căn cứ để giải trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Căn cứ pháp lý: Điểm c Khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định: "Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa"

Chị Trần Hoàng Lan: Một tháng tiệm bánh có rất nhiều chi phí mua nguyên liệu đầu vào như bột mỳ, bơ, sữa... từ các chợ đầu mối hoặc người dân tự làm, không có hóa đơn đỏ. Nếu tôi không có hóa đơn đầu vào nhưng lại xuất hóa đơn đầu ra thì có bị phạt không thưa luật sư?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Chị cần tách bạch hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra. Việc mua nguyên liệu không có hóa đơn đầu vào mà chị chứng minh được nguồn gốc, xuất xứ của nguyên liệu đó thì khi sản xuất thành bánh bán ra thị trường, chị phải có nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng.

Nếu chị mua nguyên liệu từ cá nhân, người sản xuất trực tiếp hoặc người bán thuộc trường hợp không có hóa đơn thì chị cần xác định giao dịch đó có thuộc trường hợp được lập bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ không, có hóa đơn hay không. Nếu thuộc trường hợp được phép, chị phải lập bảng kê và lưu các chứng từ liên quan theo đúng quy định.

Tuy nhiên, với nguyên liệu đầu vào nếu không có hóa đơn thì chị cần lưu giữ các chứng từ phù hợp với từng trường hợp mua hàng và chú ý đến nguồn gốc hàng hóa (xuất xứ, nhãn hiệu, hạn sử dụng,....) Vì vậy, với tiệm bánh, tôi khuyên chị nên ưu tiên mua nguyên liệu từ nhà cung cấp có hóa đơn. Đối với nguyên liệu mua trực tiếp của người dân hoặc người sản xuất không có hóa đơn, chị phải kiểm tra điều kiện áp dụng bảng kê và lưu đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này"

Chị Trần Hoàng Lan: Là phụ nữ mới khởi nghiệp, tôi luôn sợ và ngại các thủ tục sổ sách rắc rối. Luật sư Hoàng Yến có lời khuyên nào để tôi tối ưu chi phí và thời gian cho khoản hóa đơn này không?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Theo tôi, điều quan trọng nhất đối với hộ kinh doanh mới thành lập thì nên xây dựng một quy trình quản lý đơn giản, hợp lý và rõ ràng ngay từ khi bắt đầu hoạt động.

- Chị nên sử dụng phần mềm bán hàng có tích hợp hóa đơn điện tử, nhất là nếu tiệm thuộc trường hợp phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền. Khi khách mua trực tiếp hoặc mua online, chị đều quản lý đơn hàng trên cùng một hệ thống.

- Đối với bánh được đặt qua Facebook, Zalo, chị nên lưu lại đơn hàng, tiền cọc, tiền thanh toán còn lại và thông tin giao hàng. Khi có trường hợp khách trả bánh, hoàn tiền hoặc đổi bánh thì cũng lưu lại chứng từ, thông tin điều chỉnh hoá đơn để sau này có căn cứ giải trình.

- Đối với nguyên vật liệu, chị nên phân loại ngay từ đầu: mua của nhà cung cấp có hóa đơn thì lưu lại hóa đơn; mua của cá nhân không có hóa đơn thì kiểm tra điều kiện lập bảng kê và lưu hồ sơ theo quy định.

- Cuối mỗi ngày, chị cần tập thói quen đối chiếu đơn hàng – tiền thu – hóa đơn. Nếu 3 phần này khớp nhau thì việc quản lý chứng từ, dòng tiền và đơn hàng của chị sẽ tốt về lâu dài.

- Nếu chị chưa có kinh nghiệm, chị có thể tìm hiểu thêm quy định và hướng dẫn của cơ quan nhà nước đối với hộ kinh doanh mới thành lập, để tránh nguy cơ sai sót về doanh thu, hóa đơn và kê khai thuế.

Cuối cùng, chị đừng đợi đến khi cơ quan thuế kiểm tra mới bắt đầu sắp xếp hồ sơ. Làm đúng ngay từ những đơn hàng đầu tiên sẽ giúp việc kinh doanh về sau nhẹ nhàng, dễ theo dõi, dễ phát triển và càng mở rộng quy mô hơn nửa.

Căn cứ pháp lý:

- Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP: "Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này"

- Khoản 5 Điều 8 Nghị định 68/2026/NĐ-CP: Quy định về việc sử dụng hóa đơn điện tử của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh căn cứ theo mức doanh thu tính thuế giá trị gia tăng hằng năm.

Chị Trần Hoàng Lan: Xin cảm ơn luật sư!