Vận hành website đặt hàng trực tuyến mà không thông báo sẽ bị xử phạt

Chị Mai Thị Hương, ngụ tại phường Bàn Cờ, TPHCM có nhu cầu khởi nghiệp mở tiệm hoa bán tại cửa hàng và trực tuyến. Chị Hương quan tâm đến vấn đề kế toán và quản trị dòng tiền. Luật sư Lương Thị Hoàng Yến, Đoàn Luật sư TPHCM đã trả lời, làm rõ những băn khoăn và hướng dẫn cụ thể liên quan vấn đề này.  

Chị Mai Thị Hương: Chào Luật sư Lương Thị Hoàng Yến, tôi chuẩn bị khởi nghiệp, mở tiệm hoa bán tại cửa hàng và online, tôi đăng ký Hộ kinh doanh thì tối ưu hơn về thuế và sổ sách ở giai đoạn đầu, đúng không?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Xin chào chị, tôi rất vui được tư vấn cho chị trong quá trình chuẩn bị khởi nghiệp. Việc chị mở tiệm hoa bán tại cửa hàng và bán online với quy mô nhỏ, chị có thể đăng ký hộ kinh doanh để phù hợp với giai đoạn đầu khởi nghiệp vì thủ tục thành lập hộ kinh doanh đơn giản; chế độ kế toán, theo dõi và quản lý sẽ "khoẻ" hơn so với doanh nghiệp.

Việc tối ưu về kê khai thuế và sổ sách ở giai đoạn đầu của hộ kinh doanh cũng có thể thực hiện dễ dàng, phương thức kê khai/thông báo cũng thuận tiện, nhanh và ít thủ tục hơn. Hiện nay, hộ kinh doanh thực hiện quản lý, kê khai thuế theo doanh thu thực tế và có thể tự kê khai/thông báo trên Etax Mobile của chủ hộ. Trong quá trình hoạt động doanh thu dưới 1 tỷ/1 năm là không vượt ngưỡng chịu thuế thì không phải nộp thuế GTGT và TNCN; khi vượt ngưỡng thì phát sinh nghĩa vụ kê khai, nộp thuế theo quy định pháp luật.

Ngay từ đầu chị nên ghi chép sổ sách, lưu giữ chứng từ và quản lý doanh thu hiệu quả để thuận tiện cho việc thông báo/ kê khai doanh thu sau này.

Căn cứ pháp lý: Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký hộ kinh doanh; Thông tư 152/2025/TT-BTC quy định chế độ kế toán đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, có hiệu lực từ ngày 01/01/2026; Điều 3, Điều 4, Điều 8 và Điều 9 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 141/2026/NĐ-CP; Văn bản hợp nhất số 25/2026/VBHN-BTC về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Chị Mai Thị Hương: Tôi cần làm thủ tục đăng ký website/fanpage bán hàng với Bộ Công Thương ra sao? Ví dụ bán online bắt buộc phải lưu ý phần thông báo/đăng ký web thương mại điện tử để tránh bị phạt, đúng không?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Chỉ khi nào chị lập website có chức năng đặt hàng trực tuyến để bán hoa thì mới phải thực hiện thông báo website thương mại điện tử bán hàng với Bộ Công Thương. Nếu chị có website giới thiệu thông tin hồ sơ doanh nghiệp; Trưng bày danh mục sản phẩm, giới thiệu tính năng, dịch vụ nhằm mục đích quảng bá thuần túy mà Không có giỏ hàng, không có nút đặt hàng, người mua muốn mua phải gọi điện thoại hotline hoặc đến trực tiếp cửa hàng… hoặc bán hàng trên Fanpage Facebook, TikTok, Instagram, Zalo... thì không cần thực hiện thủ tục thông báo website thương mại điện tử. 

Khi cố tình vận hành website đặt hàng trực tuyến mà không thông báo sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính từ 10 đến 40 triệu đồng, tùy thuộc đối tượng cá nhân hay doanh nghiệp.

Về thủ tục đăng ký chị có thể thực hiện theo hướng dẫn như sau:

Thiết kế và đưa website vào hoạt động, có chức năng đặt hàng trực tuyến. Chuẩn bị thông tin: Tên hộ kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ, thông tin liên hệ, tên miền, ngành hàng, chính sách giao hàng – đổi trả – bảo mật… Đăng ký tài khoản trên Cổng quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương. Khai báo, nhập dữ kiệu trên website và nộp hồ sơ thông báo website thương mại điện tử bán hàng. Bộ Công Thương kiểm tra hồ sơ; nếu hợp lệ, website được xác nhận đã thông báo và có thể sử dụng logo "Đã thông báo Bộ Công Thương" theo quy định.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 27 Nghị định 52/2013/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 85/2021/NĐ-CP Website thương mại điện tử bán hàng có chức năng đặt hàng trực tuyến thuộc trường hợp phải thông báo.

Chị Mai Thị Hương: Bán hoa online cũng có nhiều rủi ro, vậy mẫu hợp đồng với shipper/đơn vị vận chuyển thế nào để ràng buộc trách nhiệm khi hoa bị dập nát, giao trễ hẹn?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Lo ngại của chị cũng là lo ngại của rất nhiều người khi bán loại hàng này. Điều đầu tiên, trước khi giao hàng cho shipper/người giao hoa chị nên chụp ảnh hoa trước khi bàn giao và lưu lại bản xác nhận tình trạng hoa. Nếu chị sử dụng dịch vụ bưu chính/chuyển phát thuộc phạm vi Luật Bưu chính thì áp dụng theo quy định pháp luật về bưu chính. Khi sử dụng dịch vụ tổ chức, cá nhân thì chị nên ký hợp đồng, thỏa thuận rõ ràng với đơn vị vận chuyển hoặc người giao hoa. Trong đó nên lưu ý: Thoả thuận rõ ràng về thời gian nhận và giao hoa; tình trạng hoa khi bàn giao; trách nhiệm bảo quản; trách nhiệm khi hoa bị dập, gãy, héo; giao sai địa chỉ người nhận; giao trễ làm khách hủy đơn; mức và phương thức bồi thường; cách xác định thiệt hại.

Căn cứ pháp lý: Điều 351, 513, 517, 360, 419 Bộ luật Dân sự 2015 về Hợp đồng dịch vụ và Trách nhiệm dân sự do vi phạm nghĩa vụ (như bồi thường thiệt hại, phạt vi phạm) khi một bên không thực hiện đúng cam kết; Điều 40 Luật Bưu chính 2010 về nguyên tắc bồi thường khi bưu gửi bị mất, hư hỏng hoặc tráo đổi.

Chị Mai Thị Hương: Tôi cũng muốn đăng ký bản quyền thương hiệu (tên tiệm, logo) thì luật sư cho biết hết khoảng bao nhiêu thời gian và chi phí?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Nếu chị muốn đăng ký nhãn hiệu thì chị nên thiết kế mẫu logo, mẫu tên tiệm, lựa chọn nhóm hàng hoá dịch vụ theo Thỏa ước Ni-xơ và tra cứu tại địa chỉ: https://ipvietnam.gov.vn. Trường hợp không trùng với đơn vị nào đăng ký trước đó thì chị có thể đăng ký theo hướng dẫn tại trang web của Cục sở hữu trí tuệ.

Về thời gian và chi phí: phụ thuộc số nhóm hàng hóa/dịch vụ, số sản phẩm trong nhóm và phí đại diện nếu chị sử dụng tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp. Thời gian thẩm định hồ sơ khá dài vì nhãn hiệu phải trải qua thẩm định hình thức, công bố và thẩm định nội dung; thực tế có thể dài hơn thời hạn theo quy định pháp luật.

Căn cứ pháp lý: Văn bản hợp nhất số 155/VBHN-VPQH của Văn phòng Quốc hội ngày 09/09/2025 về Luật sở hữu trí tuệ; Luật 131/2025/QH15 sửa đổi, bổ sung Luật Sở hữu trí tuệ ngày 10/12/2025.

Chị Mai Thị Hương: Tôi mua hoa từ các nhà vườn (Đà Lạt, chợ đầu mối) không có hóa đơn đỏ thì làm sao để được tính vào chi phí hợp lý? Làm sao để tách biệt tiền mua nguyên liệu cá nhân và tiền quỹ của tiệm hoa?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Nếu chị mua hoa trực tiếp từ nhà vườn, người trồng hoa không có hóa đơn. Trường hợp này chị có thể được lập bảng kê và lưu bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ cùng chứng từ có liên quan để giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.

Hồ sơ nên lưu: Bảng kê mua hàng + thông tin người bán + CCCD định danh + tên, số lượng, đơn giá hoa + ngày mua + hình thức thanh toán + người bán ký tên xác nhận + phiếu nhập hàng.

Lưu ý: Nếu chị chỉ lập giấy mua hàng viết tay mà không xác định được người bán và giao dịch thực tế thì cũng rất khó giải trình.

Ngoài ra, chị nên phân biệt và quản lý riêng doanh thu, chi phí của hộ và tiền sử dụng cá nhân. Chị nên mở tài khoản ngân hàng riêng cho Hộ kinh doanh, mọi thu chi cho hoạt động kinh doanh thì sử dụng tài khoản của hộ kinh doanh. Tài khoản cá nhân chị sử dụng cho mục đích thu chi trong gia đình và cá nhân của chị.

Căn cứ pháp lý: Thông tư 152/2025/TT-BTC về chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đối với trường hợp mua hàng từ người bán không có hóa đơn, chế độ chứng từ cho phép sử dụng bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu và điều kiện quy định; Điều 6 Văn bản hợp nhất số 25/2026/VBHN-NĐ-BTC quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập tính thuế theo phương pháp thu nhập đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

Chị Mai Thị Hương: Lương trả cho nhân viên cắm hoa, nhân viên trực page thời vụ tính vào chi phí thế nào để hợp pháp, thưa luật sư?

Luật sư Lương Thị Hoàng Yến: Để chi phí lương trả cho nhân viên cắm hoa và nhân viên trực page thời vụ được tính là chi phí được trừ hợp pháp khi xác định thu nhập tính thuế thì chị cần có các chứng từ như:

Hợp đồng thời vụ hoặc hợp đồng lao động Bảng chấm công hoặc xác nhận khối lượng công việc Bảng thanh toán tiền lương, Chứng từ thanh toán Căn cước của người lao động.

- Lưu ý Thuế TNCN của nhân viên:

+ Đối với lao động thời vụ có hợp đồng dưới 3 tháng: Mức lương dưới 2.000.000 đồng/lần chi trả (hoặc/tháng): Hộ kinh doanh chi trả nguyên vẹn tiền lương, không khấu trừ thuế TNCN. Mức lương từ 2.000.000 đồng/lần chi trả trở lên:

+Trường hợp thông thường: Hộ kinh doanh phải khấu trừ 10% thuế TNCN trên tổng thu nhập trước khi trả lương cho nhân viên và nộp số thuế này vào ngân sách.

+ Trường hợp được miễn khấu trừ: Nếu nhân viên đó chỉ có duy nhất nguồn thu nhập tại hộ kinh doanh của chị, nhưng ước tính tổng thu nhập chịu thuế sau khi giảm trừ gia cảnh chưa đến mức phải nộp thuế (dưới 186 triệu đồng/năm), thì chị hướng dẫn họ làm Cam kết (theo mẫu quy định). Có bản cam kết này, chị phải trả 100% lương mà không khấu trừ 10%TNCN.

Căn cứ pháp lý: Khoản 1 Điều 7 Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 quy định về mức giảm trừ gia cảnh mới cho bản thân người nộp thuế; Khoản 1 Điều 6 Văn bản hợp nhất số 25/2026/VBHN-NĐ-BTC quy định về chi phí được trừ, không được trừ đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh; Mẫu biểu kế toán (Bảng lương, chấm công): Thông tư số 152/2025/TT-BTC của Bộ Tài chính về chế độ kế toán hộ kinh doanh.

Trên đây là ý kiến tư vấn dựa theo quy định pháp luật hiện hành để chị hiểu thêm về quy định pháp luật, chúc chị luôn may mắn và thành công trong hoạt động kinh doanh sắp tới.

Chị Mai Thị Hương: Trân trọng cảm ơn sự tư vấn của luật sư!