Phụ nữ khởi nghiệp: Đăng ký kinh doanh thế nào để không phải "làm lại từ đầu"?

Với những nội dung liên quan đến đăng ký kinh doanh được nhiều phụ nữ khởi nghiệp quan tâm, chuyên gia Jolie Hướng Dương (Đỗ Hướng Dương - Sáng lập và điều hành ProsFIN) đã có những chia sẻ, giải đáp cụ thể.

Bà Jolie Hướng Dương là chuyên gia tư vấn tài chính doanh nghiệp với gần 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tài chính - kế toán - thuế và quản trị doanh nghiệp.

Bà là Nhà sáng lập & CEO ProsFIN - đơn vị chuyên tư vấn, đào tạo và đồng hành cùng các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam trong các lĩnh vực: Tài chính - Kế toán - Thuế - Kiểm toán - Kiểm soát nội bộ.

+ Hỏi: Khi bắt đầu kinh doanh, phụ nữ cần xác định những yếu tố nào trước khi thực hiện đăng ký kinh doanh? Với một người mới khởi nghiệp, đâu là những thông tin quan trọng cần chuẩn bị?

Chuyên gia trả lời:

Theo tôi, trước khi hỏi "đăng ký kinh doanh như thế nào?", người khởi nghiệp nên trả lời được ba câu hỏi quan trọng hơn: Mình sẽ kinh doanh cái gì? Mô hình này thực sự cần bao nhiêu tiền? Và mình muốn phát triển nó đến quy mô nào? Bởi đăng ký kinh doanh là một bước pháp lý, nhưng những thông tin chúng ta đăng ký phải xuất phát từ một mô hình kinh doanh thực tế và một định hướng tương đối rõ ràng.

Tôi thường khuyên người mới khởi nghiệp chuẩn bị ít nhất 6 vấn đề.

Thứ nhất, xác định rõ khách hàng, nhu cầu và sản phẩm

Nói một cách đơn giản, kinh doanh thường bắt đầu từ việc nhận ra một nhu cầu hoặc một vấn đề của một nhóm khách hàng cụ thể.

Mình cần hiểu họ là ai, họ đang gặp vấn đề gì, nhu cầu thực sự của họ là gì và sản phẩm hoặc dịch vụ của mình sẽ giúp họ giải quyết vấn đề đó như thế nào.

Sau đó, cần nhìn rộng ra thị trường: đã có ai đang giải quyết nhu cầu này chưa? Sản phẩm của mình khác gì so với họ? Điều gì đủ thuyết phục để khách hàng lựa chọn mình?

Cuối cùng mới nhìn sang khung pháp lý: sản phẩm, dịch vụ dự kiến kinh doanh có thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện hay không.

Bởi có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không đồng nghĩa với việc mọi ngành nghề đều có thể hoạt động ngay mà không cần đáp ứng thêm điều kiện chuyên ngành.

Thứ hai, lựa chọn mô hình kinh doanh phù hợp

Nhiều người mới khởi nghiệp thường hỏi tôi: "Nên bắt đầu bằng hộ kinh doanh hay thành lập doanh nghiệp?". Theo tôi, không có một mô hình tốt nhất cho tất cả mọi người. Quan trọng là mô hình nào phù hợp với quy mô hiện tại và định hướng phát triển trong vài năm tới. Nếu hoạt động còn nhỏ, mô hình đơn giản, ít người tham gia và chủ yếu bán trực tiếp cho người tiêu dùng thì có thể cân nhắc hộ kinh doanh.

Ngược lại, nếu ngay từ đầu đã xác định có nhiều người cùng góp vốn, cần mở rộng thị trường, tuyển dụng nhiều nhân sự, ký kết những hợp đồng có giá trị lớn, xây dựng hệ thống hoặc huy động vốn thì nên cân nhắc mô hình doanh nghiệp bài bản hơn.

Thứ ba, xác định nhu cầu vốn thực tế

Người mới kinh doanh thường hỏi: "Tôi nên đăng ký vốn bao nhiêu?" nhưng dưới góc độ tài chính, tôi cho rằng câu hỏi quan trọng hơn phải là: "Mô hình này thực sự cần bao nhiêu tiền để có thể vận hành?".

Ngoài khoản đầu tư ban đầu cho mặt bằng, máy móc, thiết bị, công cụ hoặc hàng hóa, người kinh doanh còn phải tính đến vốn lưu động để trả lương, mua hàng, marketing, thanh toán nhà cung cấp và duy trì hoạt động cho đến khi dòng tiền vào đủ ổn định.

Đây là vấn đề rất quan trọng bởi một doanh nghiệp hoàn toàn có thể có doanh thu, thậm chí có lợi nhuận nhưng vẫn thiếu tiền, nếu tiền đang nằm ở hàng tồn kho hoặc công nợ khách hàng.

Vì vậy, thay vì chỉ quan tâm đến con số vốn ghi trên hồ sơ đăng ký, người khởi nghiệp nên tính tương đối rõ: cần bao nhiêu tiền để đầu tư ban đầu; cần bao nhiêu vốn lưu động; cần bao nhiêu tiền dự phòng cho những tháng đầu hoạt động.

Từ đó mới xác định mức vốn phù hợp. Tôi cũng không khuyến khích việc đăng ký vốn quá cao so với khả năng góp vốn và nhu cầu thực tế chỉ để tạo cảm giác doanh nghiệp có quy mô lớn.

Thứ tư, chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin pháp lý

Tên doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh, địa chỉ, ngành nghề, vốn, chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn, người đại diện theo pháp luật và các thông tin liên quan đều cần được cân nhắc kỹ.

Tôi không khuyến khích tư duy: "Cứ đăng ký trước, sai thì sửa sau", bởi những thông tin này không đơn thuần là các ô cần điền cho đủ hồ sơ. Nhiều nội dung liên quan trực tiếp đến quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm và cách doanh nghiệp vận hành sau này. Đặc biệt, thông tin kê khai cần chính xác, thống nhất với dữ liệu cá nhân và dữ liệu hành chính hiện có.

Thứ năm, nghĩ đến thuế, kế toán và dòng tiền ngay từ ngày đầu

Một sai lầm khá phổ biến là: Bán hàng trước, kế toán để sau hoặc có doanh thu rồi mới bắt đầu nghĩ đến thuế. Theo tôi, nên làm ngược lại. 

Ngay từ khi bắt đầu, chủ kinh doanh nên hình dung được một dòng chảy tương đối rõ: Bỏ vốn mua hàng hoặc đầu tư tài sản; Bán hàng phải lập hóa đơn, chứng từ theo quy định; Mua hàng, phát sinh chi phí phải hợp pháp, hợp lý hợp lệ; Sau đó xác định nghĩa vụ thuế, xác định lợi nhuận, quản trị dòng tiền. Nếu chưa có chuyên môn về tài chính, kế toán và thuế, người khởi nghiệp nên tìm sự hỗ trợ phù hợp thay vì đợi đến khi phát sinh vấn đề mới xử lý.

Cuối cùng, hãy có một kế hoạch kinh doanh đơn giản

Không nhất thiết phải là một bản kế hoạch vài chục trang nhưng ít nhất người khởi nghiệp nên xác định được: Mình bán gì? Bán cho ai? Bán bằng cách nào? Một tháng dự kiến bán bao nhiêu? Thu tiền như thế nào? Chi phí cố định và biến đổi ra sao? Cần bao nhiêu vốn? Và nếu doanh thu thấp hơn dự kiến thì doanh nghiệp có đủ tiền để tiếp tục hoạt động hay không?

Nếu phải gói lại trong một lời khuyên, tôi sẽ nói: Đừng bắt đầu bằng việc thành lập một doanh nghiệp. Hãy bắt đầu bằng việc thiết kế một mô hình kinh doanh có khả năng sống được.

Khi mô hình kinh doanh đã tương đối rõ, việc lựa chọn hình thức kinh doanh và thực hiện các thủ tục pháp lý cũng sẽ đúng và chủ động hơn rất nhiều.

+ Hỏi: Hiện nay, người kinh doanh có thể thực hiện đăng ký kinh doanh theo những hình thức nào? Quy trình, hồ sơ và cách thức đăng ký có những điểm gì cần đặc biệt lưu ý để tránh phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần?

Chuyên gia trả lời:

Hiện nay, tùy từng thủ tục và loại hình, việc đăng ký kinh doanh có thể được thực hiện trực tiếp hoặc bằng phương thức điện tử.

Tuy nhiên, theo tôi, nguyên nhân khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung nhiều lần thường không nằm ở việc nộp trực tiếp hay nộp online, mà nằm ở chất lượng thông tin được chuẩn bị trước khi nộp.

Các cơ quan nhà nước hiện đã có hướng dẫn tương đối đầy đủ về thành phần hồ sơ. Tuy nhiên, người đăng ký nên đặc biệt lưu ý năm điểm như sau:

Một là, thông tin cá nhân và thông tin kê khai phải chính xác, thống nhất

Họ tên, số định danh cá nhân, địa chỉ, email, số điện thoại và các thông tin liên quan cần thống nhất với hồ sơ và dữ liệu hành chính. Trong bối cảnh dữ liệu ngày càng được kết nối, chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến hồ sơ phải giải trình, chỉnh sửa hoặc bổ sung.

Hai là, kiểm tra kỹ tên trước khi đăng ký

Tên không chỉ cần đáp ứng quy định pháp luật mà còn nên được nhìn dưới góc độ thương hiệu. Nếu không cân nhắc ngay từ đầu, sau vài tháng kinh doanh có thể phải thay đổi biển hiệu, hợp đồng, website, tài liệu truyền thông và nhận diện thương hiệu. Vì vậy, đây không chỉ là một vấn đề hành chính mà còn là một quyết định kinh doanh.

Ba là, ngành nghề đăng ký phải phản ánh đúng hoạt động thực tế

Nếu hoạt động thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì cần tiếp tục kiểm tra những điều kiện chuyên ngành tương ứng trước khi tổ chức hoạt động. Không nên đăng ký ngành nghề một cách quá chung chung hoặc chỉ dựa trên việc "nghe người khác đăng ký như vậy".

Bốn là, cân nhắc vốn dưới cả góc độ pháp lý và tài chính

Đăng ký vốn cao không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mạnh. Doanh nghiệp nên xác định mức vốn phù hợp với khả năng góp vốn, nhu cầu hoạt động và định hướng phát triển. Việc giảm vốn sau này có thể phải đáp ứng những điều kiện và thủ tục nhất định tùy loại hình doanh nghiệp, vì vậy nên tính toán tương đối kỹ ngay từ đầu.

Năm là, kiểm tra toàn bộ hồ sơ trước khi gửi

Đặc biệt với hồ sơ điện tử, cần rà soát kỹ nội dung kê khai, tài liệu đính kèm, chữ ký hoặc phương thức xác thực. Một sai lệch nhỏ giữa thông tin trên hệ thống và tài liệu đính kèm cũng có thể khiến hồ sơ phải chỉnh sửa. Tôi thường nói với khách hàng: Làm thủ tục nhanh nhất không phải là nộp hồ sơ thật nhanh, mà là chuẩn bị đúng ngay từ đầu.

+ Hỏi: Nhiều phụ nữ khởi nghiệp từ quy mô nhỏ, kinh doanh tại nhà hoặc bán hàng qua mạng xã hội thường băn khoăn: Khi nào bắt buộc phải đăng ký kinh doanh và trường hợp nào có thể không phải đăng ký?

Chuyên gia trả lời:

Đây là một vấn đề rất dễ hiểu nhầm. Trước hết, không thể chỉ căn cứ vào việc bán online, kinh doanh tại nhà hay doanh thu còn nhỏ để kết luận rằng một người có phải đăng ký kinh doanh hay không.

Điều cần xem xét là bản chất hoạt động kinh doanh và trường hợp cụ thể theo quy định pháp luật. Theo quy định hiện hành, vẫn có những trường hợp không phải đăng ký hộ kinh doanh, chẳng hạn một số hoạt động sản xuất nông, lâm, ngư nghiệp, làm muối; bán hàng rong; bán quà vặt; buôn chuyến; kinh doanh lưu động; kinh doanh thời vụ hoặc một số trường hợp làm dịch vụ có thu nhập thấp theo quy định.

Tuy nhiên, nếu hoạt động thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì còn phải tiếp tục xem xét các điều kiện chuyên ngành tương ứng. Điểm tôi muốn nhấn mạnh là nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ thuế là hai vấn đề cần được xem xét riêng.

Không nên suy luận rằng: "Không phải đăng ký kinh doanh thì chắc chắn không có nghĩa vụ thuế.". Cũng không nên suy luận theo chiều ngược lại rằng: "Cứ có doanh thu kinh doanh thì đương nhiên phải nộp mọi loại thuế." Nghĩa vụ thuế còn phụ thuộc vào loại chủ thể, mức doanh thu, phương pháp tính và quy định áp dụng tại từng thời điểm.

Vì vậy, với người bán hàng online, tôi thường khuyên xác định rõ thế này: đăng ký kinh doanh là cá nhân kinh doanh hay hộ kinh doanh hay doanh nghiệp thì việc tuân thủ là đương nhiên. Điều cần quan tâm là: ngành nghề của mình có thuộc ngành, nghề kinh doanh có điều kiện hay không? nghĩa vụ thuế của mình cụ thể là gì?

3 câu hỏi này sẽ giúp người kinh doanh tiếp cận vấn đề đúng hơn và tránh suy nghĩ quá đơn giản rằng "kinh doanh nhỏ thì không cần quan tâm đến pháp lý". Đặc biệt trong bối cảnh quản lý ngày càng dựa trên dữ liệu, tôi cho rằng người kinh doanh online nên thay đổi tư duy: Đừng đợi đến khi doanh thu lớn mới bắt đầu minh bạch. Hãy tổ chức dữ liệu từ khi còn nhỏ.

+ Hỏi: Sau khi được cấp đăng ký kinh doanh, người mới khởi nghiệp cần làm ngay những việc gì để hoạt động đúng pháp luật, đặc biệt liên quan đến thuế, tài khoản, hóa đơn, lao động và các giấy phép hoặc điều kiện kinh doanh chuyên ngành?

Chuyên gia trả lời

Có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không có nghĩa là mọi công việc pháp lý đã hoàn tất. Theo tôi, người mới khởi nghiệp nên kiểm tra ngay năm nhóm công việc.

Một là, thuế và kế toán

Cần xác định nghĩa vụ về đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế theo mô hình kinh doanh của mình. Song song với đó, hệ thống chứng từ, sổ sách và dữ liệu nên được tổ chức ngay từ đầu. Tôi khuyến nghị một quy trình rất đơn giản: Doanh thu thì phải lập hóa đơn theo quy định; thu tiền, chi phí thì phải có chứng từ hợp pháp. Sau đó kê khai, nộp thuế và lưu trữ. Đừng đợi đến cuối tháng, cuối quý hoặc đến kỳ quyết toán mới bắt đầu đi tìm chứng từ. Càng để lâu, dữ liệu càng khó đối chiếu.

Hai là, tổ chức dòng tiền

Nên tách tiền cá nhân với tiền kinh doanh càng sớm càng tốt. Nếu có điều kiện, chủ kinh doanh nên xác định rõ tài khoản hoặc dòng tiền nào dùng cho hoạt động kinh doanh và dòng tiền nào phục vụ chi tiêu cá nhân. Việc này không chỉ giúp kế toán dễ theo dõi mà quan trọng hơn, giúp chủ doanh nghiệp trả lời được một câu hỏi rất thực tế: Doanh nghiệp đang thực sự tạo ra tiền hay mình đang lấy tiền cá nhân để nuôi doanh nghiệp?

Ba là, hóa đơn điện tử

Khi bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ, người kinh doanh cần thực hiện việc lập hóa đơn theo quy định và đúng thời điểm. Doanh nghiệp nên xác định ngay: sử dụng loại hóa đơn nào; ai chịu trách nhiệm lập hóa đơn; ai kiểm tra hóa đơn; dữ liệu hóa đơn được lưu trữ ở đâu; việc đối chiếu giữa doanh thu thực tế và hóa đơn được thực hiện như thế nào.

Tổ chức tốt ngay từ đầu sẽ hạn chế tình trạng lập hóa đơn chậm, sai thông tin hoặc bỏ sót giao dịch.

Bốn là, lao động và bảo hiểm

Khi bắt đầu thuê nhân viên, doanh nghiệp cũng bắt đầu có trách nhiệm chính thức đối với người lao động. Vì vậy, cách quản lý cần chuyển từ những thỏa thuận đơn giản sang hệ thống rõ ràng hơn về hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, hồ sơ nhân sự, bảo hiểm và các nghĩa vụ liên quan. Đây không chỉ là vấn đề tuân thủ mà còn là nền tảng để xây dựng một đội ngũ ổn định khi doanh nghiệp phát triển.

Năm là, giấy phép và điều kiện kinh doanh chuyên ngành

Có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh không có nghĩa là mọi ngành nghề đều có thể hoạt động ngay. Nếu hoạt động thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện, người kinh doanh cần tiếp tục kiểm tra và đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoặc giấy phép chuyên ngành theo quy định. Theo tôi, một doanh nghiệp mới nên coi 90 ngày đầu tiên không chỉ là thời gian tìm khách hàng và tạo doanh thu.

Đó còn là giai đoạn để xây ba nền móng rất quan trọng. Đó là: Nền móng dữ liệu; Nền móng tài chính; Và nền móng tuân thủ.

3 nền móng này có thể chưa tạo ra doanh thu ngay, nhưng sẽ quyết định doanh nghiệp có thể phát triển nhanh mà vẫn kiểm soát được mình hay không.