ThS Nguyễn Thị Lan Hương: Công nghệ khó có thể thay thế hết vai trò của công chứng viên

Chia sẻ với PV Báo Phụ nữ Việt Nam, ThS. Nguyễn Thị Lan Hương, Trưởng Văn phòng Công chứng Đức Thiện (Hà Nội) cho biết, chuyển đổi số chỉ thực sự phát huy giá trị khi đi cùng dữ liệu liên thông, hành lang pháp lý đồng bộ và trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên. Giá trị lớn nhất của công chứng điện tử không nằm ở việc số hóa quy trình mà ở khả năng bảo vệ tốt hơn quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, đặc biệt là phụ nữ và các nhóm yếu thế.

Dữ liệu chưa liên thông vẫn là "điểm nghẽn" lớn nhất

Dù cải cách thủ tục hành chính đã đạt nhiều kết quả, trên thực tế không ít người dân vẫn phải đi lại nhiều lần để hoàn thiện hồ sơ công chứng. Theo ThS. Nguyễn Thị Lan Hương, nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc dữ liệu còn phân tán giữa nhiều cơ quan.

- Từ thực tiễn hành nghề, bà đánh giá những vướng mắc lớn nhất mà người dân gặp phải khi thực hiện thủ tục công chứng hiện nay là gì? Công chứng điện tử sẽ thay đổi điều đó ra sao?

ThS. Nguyễn Thị Lan Hương: Vướng mắc lớn nhất hiện nay là giấy tờ và thông tin của người dân vẫn nằm ở nhiều cơ quan khác nhau. Có hồ sơ phải đi lại nhiều lần chỉ để bổ sung giấy tờ, xác minh tình trạng hôn nhân, nhân thân hoặc tình trạng pháp lý của tài sản.

Những người chịu nhiều khó khăn nhất thường là người cao tuổi, người khuyết tật, người đang điều trị bệnh, người ở xa, phụ nữ mang thai, phụ nữ đang nuôi con nhỏ hoặc những người chưa quen với thủ tục hành chính.

Nếu triển khai hiệu quả, công chứng điện tử sẽ giúp người dân gửi hồ sơ, kiểm tra thông tin và thực hiện nhiều bước trên môi trường điện tử thay vì phải đi lại nhiều lần. Văn bản công chứng cũng được ký, lưu trữ và kiểm tra tính xác thực bằng phương thức điện tử.

Lợi ích rõ nhất là tiết kiệm thời gian, chi phí và giảm việc phải mang theo nhiều giấy tờ. Tuy nhiên, công chứng điện tử không có nghĩa là bỏ qua các bước kiểm tra. Công chứng viên vẫn phải xác định đúng người, đúng ý chí và đúng nội dung giao dịch. Chuyển đổi số giúp quy trình thuận tiện hơn nhưng không làm thay đổi bản chất của hoạt động công chứng.

Liên thông dữ liệu sẽ giúp phòng ngừa tranh chấp ngay từ đầu

Không chỉ giúp giảm giấy tờ và thời gian đi lại, dữ liệu liên thông còn được kỳ vọng trở thành "hàng rào" ngăn ngừa tranh chấp ngay từ khi giao dịch chưa được xác lập. Theo bà Hương, đây mới là giá trị cốt lõi mà công chứng điện tử hướng tới.

- Việc kết nối dữ liệu giữa cơ quan công chứng với cơ sở dữ liệu dân cư, đất đai và các cơ quan quản lý sẽ góp phần bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của người dân như thế nào?

ThS. Nguyễn Thị Lan Hương: Khi dữ liệu dân cư, hộ tịch, đất đai và công chứng được kết nối, công chứng viên có thể đối chiếu trực tiếp với cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước thay vì chỉ dựa vào giấy tờ do người dân xuất trình.

Việc này giúp phát hiện sớm giấy tờ giả, thông tin không thống nhất, tài sản đang bị ngăn chặn hoặc đã phát sinh giao dịch trước đó. Quan trọng hơn, người dân không còn phải tự mình đi xác nhận lại những thông tin mà cơ quan nhà nước đã quản lý.

Trong thực tế, có những hồ sơ nhìn bề ngoài đầy đủ nhưng thông tin về nhân thân, tình trạng hôn nhân hoặc tài sản lại chưa thống nhất. Có trường hợp tài sản đã có cảnh báo hoặc phát sinh giao dịch khác nhưng dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời.

Đối với tài sản chung của vợ chồng, nếu dữ liệu về tình trạng hôn nhân và nguồn gốc tài sản được kết nối tốt hơn thì sẽ hạn chế việc một người tự ý định đoạt tài sản liên quan đến quyền lợi của người còn lại. Trong nhiều trường hợp, người chịu thiệt thòi lại là người phụ nữ không trực tiếp đứng tên trên giấy chứng nhận nhưng vẫn có quyền đối với tài sản chung theo quy định của pháp luật.

Bên cạnh đó, dữ liệu liên thông, hình ảnh người ký, chữ ký số, dấu thời gian và lịch sử giao dịch điện tử cũng tạo thêm căn cứ quan trọng để giải quyết khi phát sinh khiếu nại hoặc tranh chấp.

Người yếu thế cần được hỗ trợ nhiều hơn trong chuyển đổi số

Theo ThS. Nguyễn Thị Lan Hương, chuyển đổi số chỉ thực sự thành công khi mọi người dân đều có thể tiếp cận dịch vụ công chứng một cách bình đẳng.

- Theo bà, công chứng điện tử cần làm gì để hỗ trợ tốt hơn phụ nữ, người cao tuổi và các nhóm yếu thế?

ThS. Nguyễn Thị Lan Hương: Với người cao tuổi, người khuyết tật, người ở xa hoặc phụ nữ đang một mình chăm con, khó khăn lớn nhất nhiều khi là việc đi lại và sắp xếp thời gian. Công chứng điện tử có thể giúp họ giảm số lần di chuyển, gửi hồ sơ trước và thực hiện một số bước của quy trình thuận tiện hơn.

Tuy nhiên, công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ, không thể thay thế vai trò của công chứng viên. Người cao tuổi, người khuyết tật hoặc những người đang phụ thuộc vào người thân có thể có nguy cơ bị tác động, lừa dối hoặc ép buộc trong quá trình giao kết.

Vì vậy, công chứng viên vẫn phải trực tiếp trao đổi, đánh giá khả năng nhận thức, sự minh mẫn và ý chí tự nguyện của người yêu cầu công chứng. Đây là công việc đòi hỏi kinh nghiệm và trách nhiệm nghề nghiệp mà máy móc hay phần mềm chưa thể thay thế.

Bên cạnh đó, cần duy trì song song phương thức công chứng truyền thống và công chứng điện tử. Các tổ chức hành nghề công chứng phải có người hướng dẫn trực tiếp, quy trình đơn giản và cơ chế hỗ trợ phù hợp cho người cao tuổi, người khuyết tật hoặc người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ. Tuy nhiên, người hỗ trợ chỉ được hỗ trợ về kỹ thuật, tuyệt đối không được quyết định hoặc thể hiện ý chí thay cho người tham gia giao dịch.

"Gác cổng pháp lý" vẫn là vai trò không thể thay thế của công chứng viên

Theo bà Hương, để công chứng điện tử thực sự trở thành công cụ bảo vệ quyền lợi người dân, cần đồng thời hoàn thiện hạ tầng công nghệ, dữ liệu và hành lang pháp lý.

- Theo bà, đâu là điều kiện quan trọng nhất để công chứng điện tử phát huy hiệu quả?

ThS. Nguyễn Thị Lan Hương: Theo tôi, cần hoàn thiện đồng thời hạ tầng công nghệ, kết nối cơ sở dữ liệu và quy định pháp luật về trách nhiệm của các bên khi phát sinh sự cố hoặc dữ liệu sai lệch.

Bên cạnh đó, công chứng viên phải được đào tạo cả về công nghệ và kỹ năng nhận diện rủi ro. Công nghệ có thể hỗ trợ xác thực danh tính, kiểm tra giấy tờ và lưu lại toàn bộ quá trình giao dịch, nhưng không thể tự đánh giá một người có thực sự minh mẫn, hiểu rõ hậu quả pháp lý hay đang bị lừa dối, đe dọa hoặc ép buộc.

Khi có dấu hiệu nghi ngờ, công chứng viên phải trực tiếp xác minh, trao đổi riêng với người giao kết và có quyền dừng quy trình điện tử để chuyển sang phương thức phù hợp, an toàn hơn.

Công chứng điện tử có thể thay đổi cách người dân thực hiện các giao dịch dân sự trong tương lai. Giá trị của chuyển đổi số sẽ không được đo bằng số lượng hồ sơ trực tuyến hay tốc độ xử lý thủ tục, mà bằng việc người dân có được bảo vệ tốt hơn trước các rủi ro pháp lý. Khi công nghệ phục vụ con người thay vì thay thế con người, chuyển đổi số mới thực sự đạt được mục tiêu cuối cùng của mình.