1. Không kiểm tra email của bạn vào đầu buổi sáng
 |
Đây là quy tắc khá cổ điển. Có lẽ bởi vì bạn cảm thấy thật khó chịu khi vừa bảnh mắt ra đã phải đối phó với công việc. Hay thật kỳ cục khi phải giải quyết công việc trong bộ đồ ngủ. Hoặc việc đọc email và phát hiện ra có việc gì đó cần phải làm sẽ khiến bạn cảm thấy bồn chồn, lo lắng và bứt dứt cả sáng. Vì vậy, bạn không nên check email vào buổi sáng sớm khi mới ngủ dậy.
Nghe thì có vẻ hợp lý nhưng thực tế thì nó không hiệu quả như bạn nghĩ.
Vấn đề đặt ra:
Nếu bạn không cho phép bản thân kiểm tra email vào buổi sáng, vậy làm thế nào để bạn cập nhật các thông tin được chuyển đến bạn vào ban đêm? Điều gì sẽ xảy ra nếu ông chủ của bạn gửi cho bạn một email và yêu cầu bạn cần chuẩn bị một bài báo cáo gấp hay hủy bỏ một cuộc họp? Điều gì xảy ra nếu đối tác ở một quốc gia khác gửi một yêu cầu cấp thiết cho bạn và bạn cần lấy ý kiến của sếp lúc 8 giờ sáng?
Việc không check mail vào buổi sáng chẳng khác nào việc cô lập bản thân. Vì vậy, cũng đồng nghĩa với việc bạn đang tự tay cắt dòng chảy thông tin có ảnh hưởng đáng kể đến cả ngày làm việc của bạn.
Giải pháp:
Không là bất tiện hay sai trái khi kiểm tra email của bạn trước khi thưởng thức ly cà phê đầu tiên. Các vấn đề phát sinh khi kiểm tra email sẽ giúp bạn điều chỉnh lịch trình làm việc cả ngày.
2. Dậy sớm
 |
Chúng ta thường mặc định rằng ngủ sớm và dậy sớm là cách khôn ngoan để có một ngày làm việc hiệu quả. Và những ‘con cú đêm’ lại thường bị gán cho cái mác là người lười biếng, không biết sắp xếp thời gian và luôn lờ đờ, không nghiêm túc trong công việc.
Chính vì ‘lập trình’ như vậy, mà ngày của bạn thường bắt đầu từ 6 giờ sáng thậm chí nhiều người còn thức dậy sớm hơn. Những tiếng chuông báo thức như những ‘cú đấm’ giáng xuống đầu của bạn trong khi bạn phải thức dậy, bắt đầu ngày mới của mình khi đầu óc chưa thực sự sẵn sàng.
Trên thực tế, thì bạn cần có thêm thời gian để đầu óc và tinh thần của bạn có thể bước vào ngày làm việc của mình tốt hơn.
Vấn đề:
Mặc dù niềm tin này có thể là đúng với xã hội nông nghiệp của ngày xưa, nhưng với hiện tại, chúng ta đang làm việc trong một thế giới toàn cầu 24/7. Một thế giới kết nối chặt chẽ khi mà người Mỹ và người Việt Nam có thể làm việc cùng nhau ngay cả khi Việt nam đã là buổi tối và ở Mỹ lại là buổi sáng.
Chính vì lẽ đó mà bạn nên bớt khắt khe về giờ giấc với bản thân.
Giải pháp:
Bạn cần chủ động điều chỉnh lịch trình của mình. Vạch ra những gì cần phải làm và lên lịch trình cho phép bạn được ngủ đủ giấc. Những giấc ngủ chất lượng chính là yếu tố quyết định năng suất làm việc của bạn.
3. Đừng ‘đa nhiệm’
 |
Nếu cần một từ tiêu cực để miêu tả những người làm việc năng suất thì có lẽ là từ ‘đa nhiệm’. Đa nhiệm chính là việc mà một người xử lý, ôm đồm quá nhiều việc cùng một lúc.
Ý tưởng này bị phán đối cật lực bởi những người ‘đơn nhiệm’, những người chỉ tập trung vào một việc mà thôi. Và họ nghĩ rằng như vậy sẽ giúp họ làm việc chăm chỉ hơn, thông minh hơn và hiệu quả hơn. Họ cũng nghĩ rằng việc thực hiện nhiều việc cùng lúc là quá đà và mọi người đều cố gắng để loại bỏ quan niệm ‘đa nhiệm’ không những trong công việc mà trong mọi lĩnh vực khác của cuộc sống.
Vấn đề:
Tuy nhiên, hãy nghĩ theo một hướng khác, chẳng hạn như nói chuyện với mẹ khi đi mua sắm trong siêu thị, đó chẳng phải là ‘đa nhiệm’ sao? Bạn có mất gì hay không? Không!
Hay trả lời email công việc khi đang dự một cuộc họp báo cáo kết quả nhàm chán, đó chính là ‘đa nhiệm’. Bạn có mất gì không? Cũng không.
Vậy, đôi khi thực hiện nhiều việc cùng một lúc không gây ra quá nhiều tổn hại như bạn nghĩ. Thậm chí, nó là cách để bạn tiết kiệm thời gian cho bản thân.
Giải pháp:
Thay vì nghĩ về ‘đa nhiệm’, hãy nghĩ về việc phân tầng hoạt động của bạn. Xác định nhiệm vụ nào là nhiệm vụ cần phải làm và đâu là nhiệm vụ chỉ yêu cầu sự hiện diện của bạn. Sắp xếp bằng một cách nào đó, kết hợp 2 việc cùng lúc.