Việt Nam ứng dụng AI thế nào để giải quyết bài toán "người ít, việc nhiều"?

Phân tích hiệu quả thực tế từ Trung Quốc, Singapore và Malaysia, có thể thấy ứng dụng AI vào các khâu xử lý các thủ tục hành chính công cho thấy AI không chỉ là công nghệ, mà là công cụ quản trị lý tưởng để giải quyết đồng thời các mục tiêu cải cách.

Hiệu quả đột phá sau khi áp dụng AI

Mô hình của Thâm Quyến, Trung Quốc, cụ thể là quận Phúc Điền tập trung vào việc tự động hóa hoàn toàn các công đoạn lặp đi lặp lại. Đây là chiến lược sử dụng AI như một nhà máy xử lý hồ sơ ảo để giải phóng công chức khỏi gánh nặng giấy tờ.

Vào đầu năm 2025, Phúc Điền đã có một quyết định đột phá: Bổ nhiệm lô 70 "công chức" AI. Những nhân viên đặc biệt này được giao nhiệm vụ phân loại, kiểm tra định dạng và quy chuẩn của hàng ngàn hồ sơ giấy tờ mỗi ngày. Kết quả sau chưa đầy 8 tháng đã vượt mọi mong đợi: Về tốc độ: AI giúp rút ngắn thời gian xét duyệt công văn tới 90%. Một thủ tục hành chính trước đây mất 10 ngày giờ có thể hoàn thành trong chưa đầy 1 ngày. Còn về mặt chất lượng, tỷ lệ sửa lỗi định dạng văn bản hành chính đạt trên 95%. Độ chính xác trong xử lý yêu cầu dịch vụ công tăng từ 70% lên 95%, giảm thiểu tỷ lệ hồ sơ bị trả về vì lỗi thủ tục xuống dưới 5%.

AI giúp rút ngắn thời gian xét duyệt công văn tới 90% so với quy trình cũ. Độ chính xác trên 95%: Tỷ lệ sửa lỗi định dạng văn bản hành chính đạt trên 95%, xóa bỏ gánh nặng kiểm tra thủ công và giảm tỷ lệ lỗi xuống dưới 5%.  Độ chính xác trong xử lý các yêu cầu dịch vụ công tăng từ 70% lên 95%. Không chỉ có vậy, trợ lý giám sát AI đã nâng cao hiệu quả phân công nhiệm vụ liên phòng ban lên 80%.

Bà Lưu Mạn (Phúc Điền, Thâm Quyến, Trung Quốc), chủ doanh nghiệp nhỏ, chia sẻ: "Trước đây, tôi sợ nhất là khâu kiểm tra giấy tờ, thiếu sót một dấu chấm cũng bị trả về. Bây giờ, tôi nộp hồ sơ vào hệ thống, chỉ vài giờ sau đã nhận được thông báo chấp thuận. Cảm giác giao dịch với chính quyền đã chuyển từ rào cản sang tốc độ". Các công chức được giải phóng thời gian giờ đây tập trung vào việc tư vấn và hỗ trợ người dân hiệu quả hơn, chuyển từ vai trò làm giấy tờ sang vai trò giải quyết vấn đề.

Trong khi đó, Singapore không chỉ dùng AI để làm nhanh hơn, mà còn dùng AI để làm đúng hơn. AI được tích hợp sâu vào quy trình ra quyết định của cấp lãnh đạo, đặc biệt trong các hệ thống quản lý nhân sự và đánh giá rủi ro chiến lược. AI đóng vai trò là nhà phân tích dữ liệu tối cao. 

Cụ thể, AI có thể giúp phân tích rủi ro chuyên sâu: Hệ thống AI quét qua hàng triệu điểm dữ liệu - từ lịch sử tuân thủ pháp luật, giao dịch tài chính phức tạp đến hành vi của các dự án lớn - để đưa ra "điểm rủi ro" và báo cáo phân tích sâu sắc chỉ trong vài phút. Nhờ đó, người đứng đầu có thể phát hiện 99% các mối đe dọa gian lận hoặc rủi ro pháp lý tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra. Ngoài ra, AI còn có thể tối ưu hóa nhân sự một cách công bằng: AI vận hành trên Hệ thống Quản lý Khen thưởng và Đánh giá (CMS), đảm bảo tính khách quan và minh bạch trong việc thăng tiến và đãi ngộ. AI cũng phân tích hiệu suất thực tế theo vị trí việc làm thay vì dựa trên thâm niên hay cảm tính, giúp hệ thống công vụ giữ được người tài.

Ông Lee Wei, lãnh đạo cấp phòng ban tại Singapore, cho biết: "Trước đây, chúng tôi phải tổ chức cả chục cuộc họp để tổng hợp báo cáo rủi ro cho một dự án lớn. Bây giờ, AI cung cấp bức tranh toàn cảnh về rủi ro và các kịch bản dự báo chỉ sau một cú nhấp chuột. Điều này giúp chúng tôi dành 80% thời gian cho việc hoạch định chiến lược thay vì tổng hợp dữ liệu".

Còn Malaysia lại áp dụng chiến lược "AI tại nơi làm việc" (AI at Work), tập trung vào hai mục tiêu song song: Tăng cường năng suất cá nhân cho 445.000 công chức và sử dụng AI làm công cụ phòng chống tham nhũng mạnh mẽ. 

Theo đó, tăng năng suất cá nhân bằng cách Chính phủ trang bị các công cụ AI văn phòng (trợ lý soạn thảo, tổng hợp báo cáo) cho toàn bộ hệ thống. 97% người tham gia báo cáo tiết kiệm được trung bình 3.25 giờ mỗi người mỗi tuần. Số giờ này được chuyển hóa thành thời gian phục vụ người dân hoặc xử lý các vấn đề chuyên môn sâu hơn. 

Đối với mục tiêu chống tham nhũng minh bạch: Malaysia đã sử dụng AI để phân tích dữ liệu tài chính, hồ sơ đấu thầu và các giao dịch công phức tạp, nhằm xác định các mô hình bất thường hoặc dấu hiệu xung đột lợi ích. Việc này là then chốt để Malaysia đạt mục tiêu tham vọng là lọt vào Top 25 Chỉ số Nhận thức Tham nhũng (CPI) vào năm 2033.

Ông Ahmad, người dân ở thủ đô Kuala Lumpur, nhận định: "Khi thấy chính phủ công khai áp dụng AI để giám sát tài chính và giao dịch công, chúng tôi thấy yên tâm hơn rất nhiều. AI là bằng chứng cho thấy chính quyền nghiêm túc trong việc loại bỏ tham nhũng và tạo ra một môi trường làm việc công bằng".

Bài học nào cho Việt Nam?

Kinh nghiệm từ Thâm Quyến, Trung Quốc, Singapore và Malaysia là minh chứng không thể chối cãi: AI là đòn bẩy tái định hình bộ máy công vụ. Trong bối cảnh Việt Nam vừa thực hiện việc tinh giảm biên chế, sáp nhập đơn vị hành chính và áp dụng quản lý theo vị trí việc làm, việc tích hợp AI là lộ trình bắt buộc.

AI không còn là lựa chọn mà là lộ trình bắt buộc để Minh bạch hóa hiệu suất và Nâng cao chất lượng quyết định. Để hiện thực lộ trình này, Việt Nam cần tập trung vào các giải pháp:

- Sử dụng AI để đo lường khách quan và rõ ràng hiệu suất công việc (tốc độ, độ chính xác) của từng vị trí. Đây là cơ sở để gắn liền hiệu suất với chế độ đãi ngộ, thực hiện thành công Luật Viên chức.

- Phải rà soát và cắt bỏ các thủ tục rườm rà trước khi đưa AI vào tự động hóa, tránh việc số hóa một quy trình phức tạp, kém hiệu quả.

- Xác định AI là Dự án Chiến lược Quốc gia, tích hợp nó vào các mục tiêu cải cách vĩ mô như quản trị rủi ro và minh bạch hóa tài chính.

- Việc ứng dụng AI phải trở thành chỉ số cải cách bắt buộc được đưa vào Dự thảo Luật Viên chức, đảm bảo một bộ máy công vụ hiện đại, lấy người dân làm trung tâm và có năng suất vượt trội.